Wypożyczenie ekspresu na 1–3 dni to model całkowicie różny od miesięcznego wynajmu. Klient płaci za krótki, intensywny okres korzystania, a koszt zależy przede wszystkim od klasy urządzenia, linii kawowej, dostawy oraz ewentualnej obsługi baristy.

Proste ekspresy można wypożyczyć nawet za 50–150 zł za dobę, ale sprzęt eventowy, mobilny lub wymagający obsługi może kosztować kilkaset złotych za dzień. Weekendowe pakiety obejmujące 2–3 dni zazwyczaj mieszczą się w przedziale 500–1200 zł lub więcej.

Największe różnice w cenie wynikają z możliwości sprzętu, liczby przewidywanych kaw, dodatków oraz logistyki dostawy i odbioru.

Wypożyczenie ekspresu na krótki okres obejmuje zwykle dostawę, instalację, instruktaż lub nawet obsługę baristy podczas wydarzenia. Różne firmy stosują różne zasady, dlatego przed podpisaniem umowy trzeba szczegółowo sprawdzić, co dokładnie wchodzi w zakres usługi.

Najczęściej pojawiające się warunki to: minimalny czas wypożyczenia, kaucja/depozyt, limity kaw, obowiązek kupowania dodatków od dostawcy oraz dopłaty za transport. To właśnie te elementy wpływają na ostateczną cenę bardziej niż sam koszt dobowy.

Bardzo ważne jest sprawdzenie, kto odpowiada za serwis w razie awarii i czy sprzęt przyjeżdża w pełni przygotowany do pracy: odkamieniony, wyczyszczony, z filtrami i niezbędnymi akcesoriami.

Krótkoterminowe wypożyczenie ekspresu oznacza, że sam sprzęt pracuje tylko 1–3 dni, ale koszty eksploatacyjne — kawa, mleko, dodatki, filtry, czyszczenie po evencie — mogą stanowić większą część całego budżetu. Wydarzenia często generują dużą liczbę kaw w krótkim czasie, co znacznie podnosi koszt materiałów.

Przykład typowego eventu: 100 osób, każda pije średnio 2 kawy. To już ok. 200 kaw, czyli realne zużycie 4–5 kg kawy plus mleko, syropy i środki czyszczące. W wielu firmach ten koszt może przewyższać samą opłatę za wynajęcie ekspresu.

Cena wypożyczenia ekspresu wygląda prosto — określona stawka za dobę lub weekend — ale to dopiero początek. W praktyce dodatkowe elementy usługi mogą podnieść całkowity koszt nawet kilkukrotnie.

Największy wpływ na stawkę mają: klasa sprzętu (eventowy, premium), obsługa baristy, transport i instalacja, oraz wszelkie materiały eksploatacyjne jak kubki, mleko, syropy czy czyszczenie po wydarzeniu.

Koszt wypożyczenia można znacząco obniżyć, jeśli dobrze dopasuje się zakres usługi do realnych potrzeb wydarzenia. Najprostsze sposoby to: wybór mniej zaawansowanego sprzętu, rezygnacja z baristy, wykorzystanie własnej kawy lub ograniczenie dodatków, a także unikanie dodatkowych kosztów logistycznych — np. organizując event w miejscu już wyposażonym w zaplecze.

W wielu firmach opłaca się też wynajem na 2 dni (np. weekend), ponieważ drugi dzień bywa tańszy. Z kolei podpisanie przejrzystej umowy pozwala uniknąć niespodziewanych opłat za kawę, filtry, mleko czy transport.

Wypożyczenie ekspresu na 1–3 dni to model stworzony z myślą o eventach, weselach i jednorazowych wydarzeniach. Klient płaci za krótki, intensywny okres użytkowania, a zakres usługi (dostawa, ustawienie, ewentualny barista) jest zazwyczaj jasno opisany w ofercie.

Wynajem długoterminowy (abonament miesięczny) to już inne zobowiązanie: zwykle obejmuje serwis, przeglądy i stałą obsługę, a sprzęt pracuje na co dzień w biurze, hotelu, gastronomii czy na stacji paliw. Tutaj liczy się stabilność usługi i warunki serwisowe, a nie elastyczność terminu.

W praktyce krótki event prawie zawsze lepiej obsłużyć wypożyczeniem, a stałą potrzebę kawy – wynajmem lub leasingiem. Kluczowe jest dopasowanie modelu do charakteru użytkowania ekspresu.

Przed krótkoterminowym wypożyczeniem ekspresu — na event, wesele czy weekend — kluczowe jest ustalenie pełnego zakresu usługi. Większość nieporozumień wynika z niedoprecyzowania warunków: dostawy, liczby kaw, kosztów materiałów czy obsługi baristy. Poniższa lista pytań pozwala uniknąć ukrytych dopłat i stresu w dniu wydarzenia.

Przy wypożyczeniu ekspresu najważniejsze jest analizowanie pełnego kosztu usługi — nie tylko ceny za dobę. Sprzęt to zaledwie część wydatku. Rzeczywisty koszt obejmuje zwykle także: dostawę, instalację, kawę, mleko, syropy, obsługę baristy (jeśli potrzebna), czyszczenie po wydarzeniu oraz ewentualne limity kaw.

Tania stawka dobowa często okazuje się pozorna, jeśli dostawca dolicza wysokie opłaty za materiały lub obowiązkowe dodatki. Dlatego zawsze trzeba policzyć koszt całkowity albo chociaż koszt per kawę.

Dobra oferta to taka, w której wszystkie elementy są jasno opisane, a końcowy koszt jest przewidywalny i stabilny — niezależnie od tego, czy mówimy o małej imprezie, czy dużym evencie.