Wybór dostawcy programów hotelowych staje się prostszy i skuteczniejszy dzięki możliwości zapoznania się z realizacjami i opiniami w Rankingu Zwiadowcy. Możliwość przeglądania tych informacji umożliwia kontakt z innymi zarządzającymi obiektami hotelowymi, aby zapytać ich o zadowolenie z funkcjonalności, wsparcia technicznego i ogólnych warunków współpracy z dostawcami oprogramowania. Dostęp do takich danych pomaga w podjęciu informowanej decyzji, minimalizując ryzyko niezadowolenia z wybranego systemu zarządzania hotelem.

Program hotelowy to narzędzie, które wpływa bezpośrednio na obsługę gości, obłożenie pokoi, rozliczenia i komunikację z systemami zewnętrznymi. Wybór zbyt prostego lub niedopasowanego systemu może prowadzić do chaosu w rezerwacjach, błędów w rozliczeniach, a nawet utraty klientów. Ta checklista pomoże Ci porównać dostawców oprogramowania i wybrać system odpowiadający wielkości i charakterowi Twojego obiektu.

FUNKCJE PODSTAWOWE
☐ Czy system umożliwia zarządzanie rezerwacjami, pokojami, dostępnością i kalendarzem?
☐ Czy obsługuje meldowanie gości, generowanie rachunków, wystawianie faktur i raportów do księgowości?
☐ Czy program umożliwia rozliczanie pobytu z uwzględnieniem rabatów, dodatków i rozbicia płatności?
☐ Czy dostępny jest panel użytkownika w języku polskim oraz wsparcie techniczne?

INTEGRACJE ZEWNĘTRZNE
☐ Czy system integruje się z channel managerem i platformami OTA (Booking, Airbnb, Expedia)?
☐ Czy umożliwia podłączenie do zamków elektronicznych, systemów płatności, POS i PMS?
☐ Czy posiada integrację z systemem meldunkowym (np. do ewidencji gości) i raportowaniem do GUS lub US?
☐ Czy możliwa jest synchronizacja z własną stroną www i silnikiem rezerwacyjnym online?

DOSTOSOWANIE DO RODZAJU OBIEKTU
☐ Czy system nadaje się do Twojej skali działalności (mały pensjonat, średni hotel, sieć obiektów)?
☐ Czy można elastycznie definiować typy pokoi, ceny, pakiety pobytowe, usługi dodatkowe?
☐ Czy program umożliwia tworzenie cenników sezonowych, promocji i reguł dynamicznych cen?
☐ Czy oferuje różne poziomy dostępu – recepcja, właściciel, obsługa, serwis sprzątający?

WSPARCIE, WDROŻENIE I BEZPIECZEŃSTWO
☐ Czy dostawca oferuje pomoc we wdrożeniu, konfiguracji i szkoleniu personelu?
☐ Czy dane są przechowywane zgodnie z RODO i regularnie backupowane?
☐ Czy możliwe jest korzystanie z systemu na różnych urządzeniach (komputer, tablet, telefon)?
☐ Czy znany jest koszt utrzymania: abonament, licencja jednorazowa, opłaty dodatkowe?

PORÓWNYWANIE OFERT
☐ Czy porównujesz nie tylko miesięczną opłatę, ale też dostępne funkcje, skalowalność i jakość wsparcia?
☐ Czy każda oferta zawiera jasny opis modułów, ograniczeń wersji i dostępnych integracji?
☐ Czy wskazano, co nie jest wliczone w cenę (np. konfiguracja, szkolenie, kopie zapasowe, wersja mobilna)?

Pamiętaj: program hotelowy to nie tylko narzędzie do rezerwacji – to centralny system operacyjny Twojego obiektu. Odpowiedni wybór ułatwia codzienną pracę, zwiększa rentowność i ogranicza błędy ludzkie. Nie kieruj się wyłącznie ceną – porównuj faktyczne możliwości systemu.