Aromamarketing do hotelu – ile kosztuje system zapachowy do lobby, korytarzy, SPA i sal konferencyjnych?

Ile kosztuje aromamarketing do hotelu?

Aromamarketing do hotelu kosztuje zwykle od około 150–800 zł netto miesięcznie przy jednej prostej strefie zapachowej, np. recepcji lub niewielkim lobby, do około 800–2 500 zł netto miesięcznie przy kilku strefach, takich jak lobby, korytarz, SPA lub toalety. Przy większych hotelach, systemach podłączanych do wentylacji, wielu strefach i zapachu tworzonym dla marki trzeba liczyć osobno koszt wdrożenia, urządzeń, serwisu i kompozycji zapachowej.

Podane kwoty trzeba czytać ostrożnie, bo aromamarketing można kupić jako abonament miesięczny albo jako zakup urządzeń na własność. Abonament zwykle obejmuje urządzenie, zapach, ustawienia i serwis, a zakup wymaga osobnego doliczenia olejków, wymiany wkładów, czyszczenia, konfiguracji i ewentualnych dojazdów serwisowych.

Do ceny mogą dojść: indywidualna kompozycja zapachowa, większa liczba stref, podłączenie do HVAC, częstsza wymiana wkładów, większa intensywność pracy, testy zapachu, neutralizacja nieprzyjemnych zapachów oraz opłata wdrożeniowa przy większym hotelu.

System zapachowy w hotelu to nie tylko dyfuzor ustawiony w recepcji. W zależności od skali obiektu może obejmować urządzenia zapachowe, wkłady lub olejki, dobór kompozycji, ustawienie intensywności, harmonogram pracy, montaż, serwis, wymianę zapachu i ewentualne podłączenie do wentylacji.

W hotelu trzeba też odróżnić aromatyzację od neutralizacji nieprzyjemnych zapachów. Aromamarketing buduje określone wrażenie w lobby, SPA, korytarzu lub sali konferencyjnej, ale nie powinien maskować problemów z wentylacją, wilgocią, kanalizacją, kuchnią albo niewłaściwym sprzątaniem.

Przy porównywaniu ofert warto sprawdzić, czy cena dotyczy samego urządzenia, abonamentu z serwisem, gotowego zapachu, indywidualnej kompozycji, kilku stref hotelowych czy pełnego wdrożenia z montażem i obsługą techniczną.

Cena aromamarketingu zależy od liczby stref, metrażu, kubatury, rodzaju urządzeń, intensywności zapachu, częstotliwości serwisu i modelu rozliczenia. Inaczej wycenia się jeden dyfuzor do lobby, a inaczej kilka stref hotelowych, system podłączony do wentylacji albo zapach tworzony specjalnie dla marki hotelu.

Przy porównywaniu ofert trzeba sprawdzić, czy cena dotyczy miesięcznego abonamentu, zakupu urządzeń, samego zapachu, serwisu, podłączenia do wentylacji czy pełnego wdrożenia. Największe różnice pojawiają się przy kilku strefach, dużej kubaturze, częstym serwisie i indywidualnej kompozycji zapachowej.

Hotel może kupić urządzenia zapachowe na własność albo korzystać z abonamentu, w którym dostawca zapewnia dyfuzor, zapach, ustawienia i serwis. Zakup wygląda taniej przy pierwszym porównaniu, ale wymaga osobnego pilnowania olejków, wkładów, czyszczenia, ustawień i ewentualnych napraw.

Abonament aromamarketingowy zwykle oznacza stałą miesięczną obsługę zapachu w wybranych strefach hotelu. W cenie może być urządzenie, gotowa kompozycja zapachowa, ustawienie harmonogramu, wymiana wkładów, serwis i korekta intensywności. Zakres trzeba jednak sprawdzić, bo część ofert obejmuje tylko wynajem dyfuzora i podstawowy zapach.

Najniższa cena aromamarketingu zwykle dotyczy jednej prostej strefy, gotowego zapachu i podstawowej obsługi urządzenia. Przy hotelu trzeba sprawdzić, czy oferta obejmuje większą kubaturę, kilka stref, serwis z dojazdem, częstszą wymianę wkładów, testy zapachu, podłączenie do wentylacji i ewentualną neutralizację nieprzyjemnych zapachów.

W hotelu nie każda strefa powinna pachnieć tak samo i nie każda wymaga tej samej intensywności. Najczęściej aromamarketing zaczyna się od lobby i recepcji, a dopiero później rozszerza się go na SPA, korytarze, toalety, sale konferencyjne lub strefy eventowe.

W hotelu zapach można rozprowadzać z niezależnego dyfuzora ustawionego w konkretnej strefie albo przez urządzenie podłączone do wentylacji. Dyfuzor jest prostszy i tańszy przy lobby, recepcji, SPA lub toalecie. System HVAC ma sens przy większej kubaturze, dużym lobby, reprezentacyjnych częściach wspólnych albo wtedy, gdy zapach ma być rozprowadzany bardziej równomiernie przez instalację nawiewną.

Koszt aromamarketingu rośnie przede wszystkim wtedy, gdy zapach ma działać nie w jednej małej strefie, ale w kilku częściach hotelu, przez wiele godzin dziennie i z regularnym serwisem. Duże znaczenie ma też kubatura, intensywność pracy urządzeń, zużycie olejku, podłączenie do wentylacji i indywidualna kompozycja zapachowa.

• Liczba stref zapachowych – jedna recepcja wymaga innego budżetu niż hotel, który chce osobno aromatyzować lobby, korytarze, SPA, toalety, sale konferencyjne i strefę wejściową.

• Metraż i kubatura – wysokie lobby, otwarte przestrzenie, długie korytarze i połączenie kilku stref mogą wymagać mocniejszego dyfuzora, kilku urządzeń albo systemu podłączonego do wentylacji.

• Czas pracy urządzeń – dyfuzor działający kilka godzin dziennie zużyje mniej zapachu niż system pracujący od rana do nocy w lobby, SPA lub strefach konferencyjnych.

• Intensywność zapachu – wyższa intensywność oznacza większe zużycie olejku lub wkładów. W hotelu nie zawsze jest to dobre rozwiązanie, bo zbyt mocny zapach może męczyć gości i personel.

• Częstotliwość serwisu i wymiany wkładów – im częstsze wizyty serwisowe, wymiana zapachu, korekta ustawień i kontrola urządzeń, tym wyższy miesięczny koszt obsługi.

• Podłączenie do wentylacji – system HVAC wymaga dobrania urządzenia do instalacji, montażu, konfiguracji, testów i dostępu serwisowego. To zwykle droższe niż pojedynczy dyfuzor w lobby.

• Indywidualny zapach hotelu – kompozycja tworzona pod markę obiektu, próbki, korekty, testy i późniejsze wdrożenie w kilku strefach są droższe niż wybór gotowego zapachu z katalogu.

• Neutralizacja problemów zapachowych – jeśli hotel walczy z zapachem wilgoci, kanalizacji, kuchni, strefy basenowej lub toalet, może być potrzebna osobna analiza źródła problemu, a nie tylko standardowy zapach do dyfuzora.

• Długość i warunki umowy – niższy abonament może wymagać dłuższej współpracy, minimalnego okresu umowy, opłaty wdrożeniowej, kaucji lub dodatkowych kosztów przy wcześniejszej rezygnacji.

Poniższy przykład dotyczy hotelu, który chce wprowadzić aromamarketing w 3 strefach: lobby z recepcją, wybranym korytarzu lub strefie przejściowej oraz w SPA. Zakładamy gotowe kompozycje zapachowe, bez tworzenia indywidualnego zapachu marki i bez podłączenia urządzeń do wentylacji HVAC.

Przy takim hotelu najbezpieczniej porównywać oferty w dwóch modelach: abonament miesięczny z urządzeniami, zapachem i serwisem oraz zakup urządzeń z osobno liczonymi wkładami, olejkami i obsługą. Dopiero wtedy widać, który model jest tańszy i wygodniejszy po 12–24 miesiącach.

Aromamarketing może poprawić odbiór lobby, SPA lub części wspólnych, ale tylko wtedy, gdy zapach jest dobrze dobrany, delikatny, regularnie serwisowany i dopasowany do wentylacji oraz sposobu korzystania z danej strefy. Źle ustawiony system zapachowy może być bardziej męczący niż pomocny.

Do wyceny aromamarketingu dostawca potrzebuje informacji o strefach hotelu, metrażu, kubaturze, wentylacji, godzinach pracy, oczekiwanym efekcie i ewentualnych problemach zapachowych. Sama informacja, że hotel chce „ładny zapach w lobby”, zwykle nie wystarcza do dobrania urządzenia, intensywności i kosztu serwisu.

• Strefy do aromatyzacji – określ, czy zapach ma działać w lobby, recepcji, korytarzach, SPA, toaletach, salach konferencyjnych, windach, strefie wejścia albo kilku częściach hotelu jednocześnie.

• Metraż i kubatura – podaj powierzchnię każdej strefy, wysokość pomieszczeń i informację, czy przestrzeń jest zamknięta, otwarta, wysoka, połączona z innymi częściami hotelu albo intensywnie wentylowana.

• Rzut, zdjęcia i układ hotelu – najlepiej dołącz rzut lobby, korytarzy, SPA lub sal konferencyjnych oraz zdjęcia miejsc, w których można ustawić dyfuzor albo zamontować urządzenie.

• Wentylacja i klimatyzacja – napisz, czy zapach ma być rozprowadzany z niezależnego dyfuzora, czy hotel rozważa podłączenie do wentylacji. Ważne są nawiewy, wyciągi, obieg powietrza i dostęp serwisowy.

• Godziny pracy stref – podaj, czy zapach ma działać całodobowo, tylko w godzinach recepcji, w czasie pracy SPA, przed konferencjami, w sezonie wysokim albo według innego harmonogramu.

• Oczekiwany efekt zapachu – określ, czy zapach ma być świeży, elegancki, relaksacyjny, neutralny, kojarzony z czystością, charakterystyczny dla marki hotelu czy tylko delikatnie wyczuwalny w tle.

• Problemy zapachowe – zaznacz, czy hotel chce wyłącznie aromatyzację, czy ma problem z wilgocią, kanalizacją, kuchnią, wykładziną, strefą basenową, toaletami albo wentylacją.

• Model współpracy – napisz, czy hotel chce abonament z urządzeniem, zapachem i serwisem, zakup dyfuzorów na własność, test zapachów, indywidualną kompozycję albo wdrożenie tylko w jednej strefie na próbę.

• Zakres oczekiwanej obsługi – określ, czy oferta ma obejmować dobór zapachu, próbki, montaż, ustawienie harmonogramu, wymianę wkładów, serwis, dojazdy, korektę intensywności i pomoc po pierwszych dniach działania.