Wynajem ekspresu na event działa w zupełnie innym trybie niż biuro, gastronomia czy stacja paliw. Zazwyczaj usługa obejmuje jedną dobę lub weekend, a organizator potrzebuje rozwiązania gotowego „od ręki” – z dostawą, instalacją oraz często z pełnym pakietem kawy i dodatków.

Typowe widełki cenowe zaczynają się od ok. 200–400 zł za prosty ekspres automatyczny na kilka godzin, a kończą na 1000–2500 zł za usługę obejmującą ekspres premium, kawę w pakiecie oraz profesjonalnego baristę.

Największe różnice w cenach wynikają z liczby gości, przewidywanej liczby kaw, typu ekspresu, standardu kawy oraz tego, czy usługa obejmuje obsługę baristy. W przypadku wesel i dużych konferencji to właśnie barista i zapas kawy premium generują znaczną część kosztu.

Koszt wynajmu ekspresu na event lub wesele zależy przede wszystkim od liczby gości oraz przewidywanej liczby kaw. Inne potrzeby ma kameralne przyjęcie na 40 osób, a inne duże wesele lub konferencja na 150–200 uczestników.

Istotne są także wymagania sprzętowe – czy wystarczy standardowy automat, czy potrzebna jest mobilna stacja kawowa lub pełna usługa z baristą. Cena rośnie również wraz z czasem trwania wydarzenia: kilka godzin, cała doba, a czasem cały weekend.

Na końcową kwotę wpływa logistyka (dostawa, ustawienie, ewentualny serwis w trakcie eventu) oraz wybór kawy i dodatków – kawa premium vs standard, mleko, napoje roślinne, syropy, latte art. To wszystko sprawia, że dwie pozornie podobne oferty mogą różnić się cenowo o kilkaset złotych.

W eventach i weselach głównym kosztem nie jest sam ekspres, lecz kawa i obsługa materiałowa. Przykładowo: przy 100 gościach, którzy wypiją średnio po 2 kawy, powstaje zapotrzebowanie na ok. 200 kaw. Oznacza to zużycie ok. 4–6 kg kawy (w zależności od ustawień ekspresu), a także mleka, syropów, kubków, filtrów i środków czyszczących po evencie.

Różnica między ceną rynkową kawy a ceną „eventową” od dostawcy (często 40–80% wyższą) może oznaczać dodatkowe kilkadziesiąt do kilkuset złotych kosztów – nawet przy jednodniowej imprezie.

Poniższa tabela pokazuje trzy typowe scenariusze: mały event, średniej wielkości wesele i duże wydarzenie firmowe.

*Obsługa materiałowa: mleko, napoje roślinne, syropy, kubki, filtry, tabletki czyszczące, czyszczenie po evencie.

W eventach i weselach największą część ceny stanowi usługa, a nie sam sprzęt. Na koszt wpływa obecność baristy, mobilne stacje kawowe, rozbudowana logistyka (transport, ustawienie, demontaż), a także wybór kawy premium i dodatków. Wydarzenia wieczorne lub całonocne generują dodatkowe koszty pracy poza standardowymi godzinami.

Jeśli organizator chce mieć gwarancję ciągłej pracy stanowiska kawowego, dochodzi koszt ekspresu zastępczego lub dyżuru technicznego. To elementy, które szybko zwiększają cenę całego pakietu.

Koszt wynajmu ekspresu na event można znacząco obniżyć, jeśli organizator zdecyduje się na prostszy sprzęt i kawę w wersji standardowej zamiast premium. Wiele oszczędności wynika również z krótszego czasu pracy — obsługa koktajlowa (2–3 godziny) jest znacznie tańsza niż całodzienna.

Część firm umożliwia także wykorzystanie własnej kawy lub własnych dodatków, co redukuje koszt porcji nawet o kilkadziesiąt procent. Oszczędności pojawiają się również wtedy, gdy stanowisko kawowe można ustawić w miejscu już przygotowanym, bez potrzeby dodatkowego transportu, wniesienia czy montażu mebli.

Poniżej zestawiono najskuteczniejsze opcje obniżenia kosztu i scenariusze, w których działają najlepiej.

W przypadku eventów i wesel najczęściej stosuje się wynajem krótkoterminowy — na dobę lub weekend. Ten model obejmuje zazwyczaj dostawę, konfigurację sprzętu, kawę oraz opcjonalną obsługę baristy.

Dzierżawa lub leasing są rzadko opłacalne dla jednorazowych wydarzeń, ponieważ ich konstrukcja zakłada stałe użycie sprzętu przez miesiące lub lata. To opcje dla firm, nie dla wesel czy imprez okolicznościowych.

Co ciekawe, jednorazowy wynajem bywa droższy niż miesięczny koszt ekspresu w biurze — ale ma tę przewagę, że jest skrojony pod event: barista, logistyka, kawa premium i szybka obsługa. Koszt jest więc amortyzowany przez dużą liczbę gości i liczbę przygotowanych kaw.

Przed wynajmem ekspresu na event lub wesele organizator powinien zadać serię konkretnych pytań, które pozwolą uniknąć niespodzianek w dniu imprezy. Kluczowe są kwestie dotyczące kawy, logistyki, serwisu, obsługi oraz ewentualnych kosztów dodatków.

Poniższa lista pytań pomaga zweryfikować ofertę i upewnić się, że usługa będzie zgodna z oczekiwaniami.

Realny koszt wynajmu ekspresu na event lub wesele to suma czterech elementów: czynsz za ekspres, koszt kawy, koszt obsługi (barista lub godziny pracy), oraz logistyka (transport, montaż, demontaż).

Najtańsze oferty często wyglądają atrakcyjnie tylko na początku — pomijają kawę, dodatki, syropy, mleko, opłatę za montaż czy koszt za dodatkowe godziny pracy. Wszystkie te elementy pojawiają się dopiero w dniu eventu i mogą łatwo podnieść budżet o kilkaset złotych.

Najlepszą ofertą nie jest ta z najniższym czynszem, lecz ta, która zapewnia przewidywalny koszt za kawę i obsługę. To koszt przeliczony na jedną kawę lub jednego gościa daje najczystszy obraz opłacalności.