Koszty wynajmu ekspresu w gastronomii nie mają nic wspólnego z cenami dla biur. W kawiarniach i restauracjach sprzęt pracuje szybciej, intensywniej i bez przerw — często przez cały dzień. Dlatego wymagania dotyczące urządzenia, serwisu i trwałości są zupełnie inne niż w standardowym biurze.

W tego typu lokalach stawki zaczynają się zwykle od 600 zł miesięcznie i mogą przekraczać 1200 zł, jeśli ekspres musi obsługiwać dużą liczbę kaw dziennie. Różnice wynikają przede wszystkim z klasy urządzenia (premium automaty, kolbowe, przemysłowe) oraz z dostępności szybkiego serwisu technicznego — kluczowego w gastronomii.

W praktyce to nie „abonament” decyduje o koszcie, tylko to, jak duże obciążenie ma ekspres i czy jest w stanie utrzymać tempo pracy lokalu bez awarii i spadku jakości.

W gastronomii koszty wynajmu rosną z zupełnie innych powodów niż w biurach. Ekspres pracuje tu ciągle, pod dużym obciążeniem, robiąc setki kaw dziennie. To oznacza większą awaryjność, więcej czyszczenia oraz konieczność natychmiastowej reakcji serwisu.

Lokale gastronomiczne pracują z parą, mlekiem, intensywnie używanymi młynkami i dużymi bojlerami. Każdy z tych elementów wpływa na koszty przeglądów, części i czasu serwisu. Dochodzą także kwestie higieniczne — urządzenie musi spełniać normy dla gastronomii i być regularnie czyszczone.

Różnice między urządzeniami tanimi a profesjonalnymi rosną wraz z obciążeniem lokalu. Tanie ekspresy nie są w stanie utrzymać jakości i tempa pracy w restauracji lub kawiarni, co generuje przestoje i realne koszty.

W kawiarniach i restauracjach zużycie kawy jest wielokrotnie wyższe niż w biurach. Typowe lokale schodzą z poziomem 10–30 kg kawy miesięcznie, a w sezonach mocno obłożonych nawet więcej. Przy takich ilościach każdy dodatkowy złoty na kilogramie ma znaczenie.

W umowach z dostawcami cena kawy potrafi być wyższa o kilkadziesiąt złotych na kilogramie w porównaniu do ceny rynkowej. Jeśli lokal zużywa 15–25 kg kawy, różnica na samej kawie może być większa niż cały abonament za wynajem ekspresu.

Dlatego w gastronomii kluczowe jest policzenie kosztu kawy w skali miesiąca, a nie tylko opłaty za urządzenie. Poniższe przeliczenia pokazują, jak szybko rośnie wydatek przy wyższej cenie za kilogram.

W gastronomii koszty rosną z powodów, które w biurach prawie nie występują. Lokale potrzebują ekspresów klasy premium, pracujących bez przerwy, i serwisu, który reaguje natychmiast — także w weekendy. Do tego dochodzą systemy mleczne, przepisy higieniczne i częste przeglądy, które zwiększają koszt użytkowania.

To właśnie te elementy — a nie sam abonament za urządzenie — sprawiają, że wynajem ekspresu w gastronomii jest znacznie droższy niż w biurach. Im większy ruch w lokalu, tym szybciej rosną koszty eksploatacyjne.

W gastronomii koszty można obniżyć, ale tylko wtedy, gdy lokal dokładnie przeanalizuje umowę. Największy wpływ na cenę mają limity kawy, systemy mleczne oraz długość kontraktu. Krótsza umowa, możliwość używania własnej kawy czy wybór sprzętu po leasingu potrafią obniżyć koszt o kilkaset złotych miesięcznie.

Warto też zwrócić uwagę na to, czy ekspres posiada zaawansowane systemy mleczne — są wygodne, ale drogie w serwisie i czyszczeniu. Dla wielu lokali tańsze i stabilniejsze jest rozwiązanie oparte na prostszej technologii. Ważne są również pakiety, w których serwis jest w cenie, a nie rozliczany osobno.

Dobrze skonfigurowana umowa może sprawić, że lokal zapłaci znacznie mniej bez utraty jakości napojów.

W gastronomii te same nazwy umów co w biurach oznaczają zupełnie inne pieniądze. Lokal pracuje pod dużym obciążeniem, zużywa dużo kawy i wymaga mocnego serwisu. Dlatego różnice między wynajmem, dzierżawą i leasingiem w praktyce są znacznie większe niż sugerują same abonamenty.

Przy dużej liczbie kaw leasing bywa tańszy niż wynajem, bo nie ma obowiązkowych limitów kawy. Wynajem sprawdza się przy mniejszym ruchu i krótszych umowach. Dzierżawa ma najniższy abonament, ale zazwyczaj najwyższą cenę kawy, co szybko podnosi całkowity koszt.

W gastronomii nie da się dobrać modelu finansowania „na oko”. Trzeba go dopasować do liczby kaw dziennie i tego, jak bardzo obciążony jest lokal.

Lokale gastronomiczne zużywają najwięcej sprzętu i najczęściej narażają ekspres na awarie. Praca ciągła, para, mleko i duże tempo obsługi powodują, że pytania o serwis i eksploatację są znacznie ważniejsze niż w biurach. Poniżej lista kluczowych kwestii, które każdy właściciel kawiarni lub restauracji powinien omówić z dostawcą.

W gastronomii całkowity koszt wynajmu ekspresu to nie abonament, tylko kawa i serwis. Przy dużej liczbie kaw dziennie to właśnie te dwa elementy decydują o tym, czy lokal płaci rozsądnie, czy przepłaca każdego miesiąca. Sam ekspres jest zazwyczaj najmniejszą częścią budżetu.

Największe oszczędności pojawiają się wtedy, gdy lokal dokładnie policzy miesięczne zużycie kawy. Różnica 30–40 zł na kilogramie przy 20–30 kg miesięcznie jest większa niż cały koszt abonamentu. Dlatego tanie oferty rzadko działają w miejscach o dużej rotacji – mają drogie limity i wysoką marżę na ziarnie.

Aby wybrać najbezpieczniejszą i najtańszą opcję, trzeba patrzeć na koszt kawy, serwis i obciążenie, jakie urządzenie jest w stanie wytrzymać. Reszta to tylko dodatki.