W biurach ceny wynajmu ekspresu zaczynają się zwykle od około 100–150 zł miesięcznie dla najmniejszych zespołów i rosną do 400–600 zł w firmach, gdzie robi się dużo kaw. Różnice biorą się głównie z tego, ile kaw dziennie powstaje i czy w umowie jest obowiązkowy zakup kawy po cenie dostawcy.

Dlatego dwie firmy mogą usłyszeć zupełnie inne kwoty: niewielkie biuro z kilkoma osobami dostanie ofertę „od 100 zł”, a biuro liczące 20–30 osób najczęściej zobaczy stawki bliżej 300–500 zł, bo zużycie kawy rośnie kilkukrotnie – i to właśnie ono jest głównym źródłem kosztów.

Najczęściej niedocenianym elementem jest minimalny miesięczny limit kawy. Jeśli dostawca wymaga np. 8 kg kawy w cenie 110–120 zł za kilogram, to sam koszt kawy może być kilkukrotnie wyższy niż opłata za ekspres. Dlatego w biurach opłata miesięczna jest tylko „wizytówką” oferty – a realny koszt zależy od zużycia.

W biurach cena wynajmu zależy przede wszystkim od tego, ile kaw powstaje każdego dnia. Małe biuro zużywa zwykle 1–2 kg kawy miesięcznie, ale w zespołach 20–30-osobowych jest to często ponad 6 kg. To właśnie koszt kawy i limity są głównym składnikiem rachunku, a nie cena samego ekspresu.

Drugi element to rodzaj ekspresu. Małe automaty są tańsze, ale w większych biurach wymagany jest sprzęt o większej wydajności, który szybciej mieli, lepiej chłodzi i wytrzymuje duże obciążenie. Im wyższa klasa urządzenia, tym wyższa miesięczna opłata.

Na cenę wpływa także długość umowy, koszt serwisu, części eksploatacyjnych oraz to, czy w pakiecie jest ekspres zastępczy. Jeżeli serwis i filtry nie są w cenie, biuro dopłaci więcej – często więcej niż wynika z samego abonamentu.

W biurach zdecydowana większość kosztu nie pochodzi z abonamentu za ekspres, ale z kawy zużywanej każdego miesiąca. Przy typowym biurze, które robi 20–40 kaw dziennie, kawa stanowi nawet 70–90% całości wydatku.

W praktyce o kosztach decyduje to, czy biuro płaci cenę rynkową, czy cenę dostawcy — często wyższą o kilkadziesiąt złotych za kilogram. Nawet jeśli abonament za ekspres wynosi 200–300 zł, to przy obowiązkowym limicie 8 kg kawy różnica 40 zł na kilogramie oznacza dodatkowy koszt rzędu 320 zł miesięcznie.

Dlatego to, ile kawy biuro pije i w jakiej cenie jest ona sprzedawana w umowie, ma znacznie większy wpływ na budżet niż sam czynsz za urządzenie. Nawet niewielkie biuro może wydać na kawę więcej niż na wynajem ekspresu.

W biurach większość dopłat wynika nie z ceny urządzenia, ale z obsługi i eksploatacji. To właśnie te elementy — pomijane na etapie rozmów — sprawiają, że ostateczny koszt potrafi być wyższy niż zakładano. Najczęściej podnoszą cenę: długie umowy, limity kawy, droższa kawa u dostawcy, brak serwisu w cenie, a także filtry, środki czyszczące oraz dojazdy technika.

Warto je przeanalizować przed podpisaniem umowy, bo większość z nich nie jest widoczna w podstawowej ofercie — a to właśnie one decydują o końcowej kwocie, jaką biuro realnie zapłaci.

W biurach koszt wynajmu nie musi być wysoki — wiele zależy od tego, jak wygląda umowa. Zastosowanie kilku prostych zasad może obniżyć miesięczne wydatki nawet o kilkadziesiąt procent. Największe różnice daje możliwość używania własnej kawy, wybór sprzętu poleasingowego oraz krótsze, bardziej elastyczne umowy.

Koszt spada również wtedy, gdy dostawca dopuszcza niski lub zerowy limit kawy albo oferuje serwis w cenie. Przy biurach 10–30-osobowych ma to realny wpływ na budżet, bo wtedy właśnie eksploatacja, nie czynsz, tworzy główną część wydatków.

Dobrze dobrany model współpracy może sprawić, że firma zapłaci mniej nie tylko w pierwszym miesiącu, ale przez całą długość umowy. To kluczowe z perspektywy biur, które każdego dnia przygotowują dużo kaw.

W biurach trzy modele są najczęściej oferowane: wynajem, dzierżawa i leasing. Każdy z nich ma inny sposób rozliczania i inne koszty, a różnice są dużo większe, niż sugeruje sama miesięczna opłata. Wynajem zwykle wygląda najkorzystniej na początku, ale wiąże się z limitami kawy. Dzierżawa ma najniższy czynsz, ale biuro płaci najwięcej za kawę. Leasing nie narzuca zakupu kawy, ale serwis jest płatny osobno.

W praktyce to nie model finansowania decyduje o kosztach, tylko to, ile kaw dziennie przygotowuje biuro. Przy dużym zużyciu ceny kawy i limity potrafią zmienić całą ekonomię — do tego stopnia, że leasing z serwisem może być tańszy niż wynajem z obowiązkowym limitem.

Dlatego biuro nie powinno patrzeć na sam czynsz. Trzeba porównać: ile kawy trzeba kupić, po ile kilogram, jak wygląda serwis oraz czy sprzęt staje się własnością firmy.

Przed podpisaniem umowy warto zadać kilka prostych, konkretnych pytań. To one decydują, czy oferta będzie przewidywalna kosztowo, czy po kilku miesiącach pojawią się niespodziewane dopłaty. Poniżej lista pytań, które biuro powinno omówić z dostawcą przed podjęciem decyzji.

W biurach najważniejszym kosztem nie jest miesięczny abonament za ekspres. Największy wydatek to kawa — szczególnie wtedy, gdy dostawca narzuca obowiązkowe limity i wysoką cenę za kilogram. Dlatego tania oferta na start często okazuje się jedną z najdroższych po zsumowaniu całości.

Biuro nie powinno porównywać ofert po czynszu. W praktyce ważniejsze jest to, ile firma zapłaci „za kawę miesięcznie” oraz jak wygląda serwis. Dopiero te dwa elementy pokazują, czy wynajem faktycznie jest opłacalny.

Warto liczyć pełny koszt użytkowania — nie tylko to, co znajduje się w cenniku, ale również to, co dopisywane jest drobnym drukiem.