System rezerwacyjny w pensjonacie czy małym hotelu obejmuje kilka podstawowych elementów. Jest w nim kalendarz dostępności pokoi, który porządkuje wszystkie rezerwacje. Jest moduł rezerwacji online na stronie, pozwalający gościom samodzielnie zarezerwować pobyt. Jest integracja z portalami OTA (Booking, Airbnb, Expedia), dzięki której rezerwacje są synchronizowane i nie dochodzi do zdublowania terminów. W wielu rozwiązaniach jest też część recepcyjna – proste fakturowanie, meldunki i raporty ułatwiające obsługę gości.

Dla pensjonatu z 8–12 pokojami koszt takiego systemu zaczyna się od 50–120 zł miesięcznie. W małym hotelu z 20–30 pokojami średnia cena wynosi 150–300 zł miesięcznie, jeśli w pakiecie jest channel manager i obsługa recepcji.

Ile realnie kosztuje system rezerwacyjny dla pensjonatu 8–12 pokoi?

Najprostsze rozwiązania z kalendarzem i silnikiem rezerwacji na stronę mieszczą się zwykle w przedziale 50–120 zł miesięcznie. To wystarcza, gdy sprzedajesz głównie bezpośrednio i nie potrzebujesz wielu integracji. Jeśli chcesz dołożyć płatności online i prosty channel manager (połączenie z Booking/Airbnb), przygotuj ok. 150–250 zł miesięcznie.

A mały hotel 20–30 pokoi — jaki budżet miesięczny?

Przy tej skali zazwyczaj dochodzi channel manager i podstawowy moduł recepcji (meldunki, faktury, raporty). Koszt całkowity zwykle wynosi 150–300 zł miesięcznie. Rozszerzenia (automatyczne reguły cen, integracje z zamkami, SMS) podnoszą koszt do ok. 250–450 zł miesięcznie.

Abonament czy prowizja — co bardziej się opłaca małym obiektom?

Abonament daje przewidywalny koszt i zwykle lepiej się skaluje, gdy rośnie liczba rezerwacji bezpośrednich. Prowizja(rzadziej spotykana w systemach dla małych obiektów) bywa wygodna na starcie, ale przy wzroście obłożenia często wychodzi drożej. Dobrym kompromisem bywa abonament podstawowy + płatne rozszerzenia tylko wtedy, gdy faktycznie ich używasz.

Czy darmowy system ma sens w pensjonacie?

Tylko w prostych sytuacjach: jeden kanał sprzedaży, mała liczba rezerwacji i pełna gotowość do ręcznej obsługi faktur czy potwierdzeń. W praktyce brak channel managera i płatności online szybko zaczyna doskwierać. „Darmowe” rozwiązania zwykle oznaczają koszty ukryte: czas właściciela, większe ryzyko podwójnych rezerwacji, ograniczony support.

Kiedy naprawdę potrzebuję channel managera?

Gdy sprzedajesz równolegle przez minimum 2–3 kanały (np. Booking, Airbnb, własna strona) i chcesz uniknąć nadbookingów. Jeśli większość sprzedaży to rezerwacje bezpośrednie, a portale są dodatkiem, wystarczy czasem synchronizacja z 1–2 kanałami lub ręczna kontrola — ale to wymaga dyscypliny.

Ile kosztuje uruchomienie systemu „od zera” (koszty jednorazowe)?

Przy samodzielnym starcie: 0 zł. Jeśli potrzebujesz migracji danych, wstępnej konfiguracji, szkolenia czy integracji (np. zamki, księgowość), typowy koszt jednorazowy to 300–1 500 zł. Projekty z personalizacją frontu, automatyzacją cen czy wieloma integracjami mogą wymagać większego budżetu.

Czy płatności online są konieczne?

Nie są konieczne, ale zwiększają skuteczność rezerwacji bezpośrednich (gość od razu opłaca lub preautoryzuje rezerwację) i ograniczają no-show. Jeśli sprzedajesz głównie przez stronę, moduł płatności online zwykle się opłaca — choć podnosi miesięczny koszt.

Jak wygląda integracja z Booking/Airbnb — czy jest w cenie?

Bywa różnie. Część dostawców ma integracje w cenie pakietu, inni doliczają je jako moduł. Zwróć uwagę, czy to pełna dwukierunkowa synchronizacja (ceny, dostępność, rezerwacje), czy tylko uboższy wariant. Warto też sprawdzić limity: liczba kanałów, liczba typów pokoi, częstotliwość odświeżania.

Czy mogę wystartować małym kosztem i rozbudować system później?

Tak — to rozsądna ścieżka. Zacznij od kalendarza + silnika rezerwacji na stronie. Gdy rośnie ruch z portali, dołóż channel managera. Jeśli wzrośnie zespół i złożoność pracy, aktywuj moduł recepcji/PMS. Wybieraj dostawcę, który pozwala dokładać funkcje modułowo, bez zmiany całej platformy.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy dla małego obiektu?

• Prostota panelu i przejrzystość kalendarza,
• Moduł płatności online i elastyczne reguły zaliczek,
• Integracje z OTA i ewentualnie z zamkami/księgowością,
• Warunki wsparcia (czas reakcji, język, kanały kontaktu),
• Możliwość rozbudowy funkcji bez zmiany platformy,
• Transparentny cennik (brak niespodzianek w opłatach dodatkowych).

Dla mniejszych hoteli ważniejsze od rozbudowanych systemów są: intuicyjna obsługa, niskie koszty abonamentu i podstawowa automatyzacja (rezerwacje, meldunki, faktury). Dobry program powinien ułatwiać pracę recepcji i właściciela, a nie ją komplikować.

FUNKCJONALNOŚĆ PODSTAWOWA
☐ Czy program obsługuje rezerwacje indywidualne i grupowe?
☐ Czy posiada prosty kalendarz dostępności pokoi?
☐ Czy umożliwia szybki check-in i check-out?
☐ Czy wystawia faktury i paragony zgodne z polskim prawem?

INTEGRACJE
☐ Czy system integruje się z Booking.com, Airbnb i innymi OTA?
☐ Czy umożliwia synchronizację kalendarza (Channel Manager)?
☐ Czy wspiera płatności online i przedpłaty kartą?
☐ Czy integruje się z systemem fiskalnym lub POS (jeśli działa restauracja/bar)?

OBSŁUGA I UŻYTECZNOŚĆ
☐ Czy interfejs jest prosty w obsłudze dla osób bez doświadczenia informatycznego?
☐ Czy dostępne jest logowanie z telefonu lub tabletu (aplikacja mobilna)?
☐ Czy program działa w chmurze (bez konieczności instalacji na komputerze)?
☐ Czy możliwa jest praca offline w przypadku awarii internetu?

KOSZTY I LICENCJE
☐ Czy opłata jest miesięczna, roczna czy jednorazowa?
☐ Czy cena obejmuje wszystkie funkcje, czy są dodatkowe dopłaty (np. channel manager)?
☐ Czy istnieje limit pokoi w podstawowym pakiecie?
☐ Czy oferowana jest wersja demo lub okres próbny?

WSPARCIE TECHNICZNE
☐ Czy producent oferuje wsparcie w języku polskim?
☐ Czy dostępna jest infolinia/telefon alarmowy w razie problemów?
☐ Czy aktualizacje i backup danych są automatyczne?
☐ Czy dane są bezpieczne i zgodne z RODO?

Warto pamiętać:

W małych hotelach najczęściej sprawdzają się proste systemy typu all-in-one w chmurze, które łączą rezerwacje, płatności i synchronizację kalendarzy. Lepiej unikać zbyt rozbudowanych rozwiązań klasy PMS dla dużych sieci – będą za drogie i zbyt skomplikowane.