Program hotelowy kosztuje najczęściej około 100–300 zł netto miesięcznie w prostszej wersji dla małego pensjonatu lub obiektu noclegowego, około 400–900 zł netto miesięcznie przy standardowym pakiecie dla hotelu z obsługą rezerwacji, OTA i podstawową sprzedażą online oraz zwykle 1 000–2 000 zł netto miesięcznie i więcej przy większych obiektach z dodatkowymi modułami, raportowaniem, housekeepingiem i większą liczbą użytkowników.

Na końcową cenę najbardziej wpływają:

• wielkość obiektu, liczba pokoi i liczba stanowisk pracy,
• zakres funkcji, np. PMS, channel manager, booking engine, raporty, CRM, housekeeping,
• model rozliczenia, czyli abonament, licencja jednorazowa, wdrożenie i opłaty za integracje.

W praktyce warto od razu oddzielić cenę samego programu od kosztu pełnego wdrożenia. Niska stawka miesięczna często nie obejmuje migracji danych, szkoleń, integracji z portalami, płatności online czy dodatkowych modułów dla recepcji i sprzedaży.

Program hotelowy dla pensjonatu kosztuje najczęściej około 100–300 zł netto miesięcznie, a w najprostszych konfiguracjach może zaczynać się jeszcze niżej lub występować w ograniczonej wersji startowej. Taki pakiet zwykle obejmuje kalendarz rezerwacji, podstawową obsługę meldunków, kartę gościa, prosty cennik i fakturowanie.

To rozwiązanie sprawdza się wtedy, gdy obiekt ma niewiele pokoi, małą liczbę pracowników i nie potrzebuje jeszcze rozbudowanej automatyzacji sprzedaży. Koszt rośnie, gdy dochodzą portale rezerwacyjne, płatności online, większa liczba użytkowników lub integracje z dodatkowymi systemami.

Przy małym obiekcie warto pilnować, żeby nie przepłacić za funkcje, których realnie nie będzie się używać. Często lepszy jest prostszy pakiet z możliwością rozbudowy niż drogi system wdrożony „na zapas”.

Program hotelowy z channel managerem kosztuje najczęściej około 400–900 zł netto miesięcznie przy małym lub średnim obiekcie, a w większych hotelach zwykle 700–1 400 zł netto miesięcznie i więcej. Sam channel manager jako osobny moduł bywa wyceniany mniej więcej od 150–400 zł netto miesięcznie, choć w części ofert jest już wliczony w wyższy pakiet.

Na końcową cenę najbardziej wpływają:

• liczba pokoi i kanałów sprzedaży, np. Booking, Expedia, Airbnb,
• sposób synchronizacji, szybkość aktualizacji dostępności i cen,
• zakres pakietu, czyli czy oprócz OTA dostajesz też silnik rezerwacji, płatności i raporty.

W praktyce channel manager jest opłacalny wtedy, gdy obiekt sprzedaje noclegi przez kilka portali i chce uniknąć ręcznego przepisywania rezerwacji. Najczęstszy błąd to patrzenie tylko na samą cenę modułu, bez sprawdzenia jakości synchronizacji i kosztu całego pakietu.

Booking engine, czyli silnik rezerwacji na stronie hotelu, kosztuje najczęściej około 150–400 zł netto miesięcznie jako osobny moduł albo jest wliczony w wyższy pakiet PMS. W bardziej rozbudowanych ofertach z płatnościami online, kodami rabatowymi, upsellem, voucherami i automatyzacją sprzedaży koszt może być wyższy.

To jeden z najważniejszych modułów, bo odpowiada za rezerwacje bezpośrednie i ograniczanie zależności od OTA. Sam abonament to jednak nie wszystko, bo dochodzą jeszcze prowizje operatora płatności oraz czasem osobne opłaty za integracje marketingowe.

Dobrze porównać nie tylko cenę, ale też to, czy system obsługuje zaliczki, elastyczne cenniki, oferty specjalne, sprzedaż dodatków, porzucony koszyk i wygodną rezerwację mobilną. To właśnie te elementy często decydują, czy tańszy silnik naprawdę będzie opłacalny.

Wdrożenie programu hotelowego kosztuje najczęściej około 500–1 500 zł netto przy bardzo prostym uruchomieniu małego obiektu, a zwykle 2 000–5 000 zł netto przy pełniejszej konfiguracji z migracją danych, ustawieniem polityk cenowych, szkoleniem recepcji i podłączeniem podstawowych integracji. Przy większych hotelach lub bardziej złożonych wdrożeniach koszt może być jeszcze wyższy.

Najmocniej podnoszą koszt wdrożenia:

• migracja danych z poprzedniego systemu lub z Excela,
• szkolenie personelu i konfiguracja ról użytkowników,
• liczba integracji, np. OTA, płatności, POS, zamki, fiskalizacja.

Warto dopytać, czy wdrożenie obejmuje tylko założenie konta i podstawową konfigurację, czy także przeniesienie danych, ustawienie cenników, testy, konsultacje i wsparcie po starcie. W tej kategorii oferty potrafią się mocno różnić zakresem.

Integracje systemu hotelowego kosztują najczęściej około 1 000–5 000 zł netto za prostsze połączenie z zamkami, kontrolą dostępu lub wybranym konektorem, około 1 500–6 000 zł netto przy integracji z POS-em restauracyjnym albo sprzedażowym oraz zwykle 50–300 zł netto miesięcznie wtedy, gdy dostawca rozlicza konektor, API lub utrzymanie integracji w abonamencie.

Cena integracji zależy od tego, czy jest to gotowe połączenie, czy konfiguracja bardziej indywidualna. Im więcej systemów musi ze sobą współpracować, tym większe ryzyko dodatkowych opłat po stronie dostawcy PMS, integratora albo partnera technologicznego.

Przy porównywaniu ofert dobrze oddzielić koszt jednorazowego uruchomienia od stałych opłat miesięcznych. Część systemów kusi niskim abonamentem, ale nadrabia to ceną integracji, aktualizacji lub wsparcia technicznego.

System hotelowy dla większego hotelu kosztuje najczęściej około 1 000–2 000 zł netto miesięcznie przy obiekcie 80–120 pokoi, a w przypadku bardziej rozbudowanych rozwiązań dla dużych hoteli, resortów i sieci koszt zwykle wynosi 2 000–10 000 zł netto miesięcznie i więcej. W części wdrożeń enterprise pojawia się też większy koszt startowy liczony w dziesiątkach tysięcy złotych.

Ten segment obejmuje już nie tylko samą recepcję i rezerwacje, ale też wieloobiektowość, zaawansowane raportowanie, revenue management, CRM, role użytkowników, SLA i rozbudowane integracje. To zupełnie inna półka niż prosty program dla pensjonatu.

W praktyce większy hotel powinien patrzeć nie tylko na abonament, ale też na koszt migracji, stabilność systemu, możliwości rozwoju i poziom wsparcia. Tańsza oferta bywa pozornie atrakcyjna, ale może okazać się droższa, gdy zaczynają dochodzić kolejne moduły, użytkownicy i integracje.