Podaj jakich firm i ofert szukasz
Porównaj ceny i ważne parametry
Zyskaj korzystniejsze warunki zakupu
Programy hotelowe to narzędzia informatyczne wspierające codzienną pracę recepcji, zarządzanie pokojami, meldunkami, rezerwacjami oraz często także personelem i analizą obłożenia. W teorii mają usprawniać obsługę gości i automatyzować powtarzalne czynności. W praktyce – ich wdrożenie bywa źródłem niepotrzebnych komplikacji, opóźnień i kosztów, które trudno przewidzieć na etapie rozmowy z dostawcą.
Wybór odpowiedniego oprogramowania hotelowego jest trudniejszy, niż się wydaje. Różnice między systemami są często ukryte w modelu licencjonowania, ograniczeniach wersji, braku wsparcia technicznego lub w sposobie integracji z kanałami rezerwacyjnymi. Nawet najlepszy program hotelowy na papierze może okazać się nietrafiony, jeśli nie pasuje do wielkości obiektu lub sposobu jego działania.
Jeśli rozważasz wdrożenie nowego systemu, zmianę dotychczasowego rozwiązania lub chcesz uniknąć typowych błędów, znajdziesz tu uporządkowaną i szczerą wiedzę – bez ogólników i bez powielania marketingowych broszur.
Program hotelowy to oprogramowanie wykorzystywane w codziennej obsłudze obiektu noclegowego – najczęściej w recepcji. Jego podstawowym zadaniem jest wspieranie procesu meldowania i wymeldowywania gości, zarządzanie dostępnością pokoi, prowadzenie kalendarza rezerwacji oraz dokumentacji księgowej i fiskalnej. W bardziej rozbudowanych wersjach programy hotelowe integrują się z bramkami płatniczymi, systemami zamków elektronicznych, channel managerami czy nawet automatami vendingowymi i aplikacjami mobilnymi.
W zależności od typu obiektu i wybranego pakietu, program może mieć charakter wyłącznie recepcyjny (prosta obsługa pokoi i kalendarza), zarządzający (raporty, cenniki dynamiczne, przydziały pokoi, stany magazynowe) lub specjalistyczny, np. dla sieci hoteli albo dla obiektów SPA.
Niektóre oprogramowania hotelowe sprzedawane są jako rozwiązania lokalne, instalowane na komputerze, inne działają w modelu chmurowym (logowanie przez przeglądarkę, miesięczny abonament). Teoretycznie mają ułatwiać codzienną pracę personelu i ograniczyć błędy – szczególnie przy większej rotacji gości i przy pracy zmianowej.
To, że oprogramowanie hotelowe samo w sobie nie rozwiązuje żadnego problemu, jeśli nie jest dobrze dobrane do wielkości obiektu i kompetencji zespołu. Częsty błąd: kupowanie zbyt zaawansowanego systemu „na przyszłość” – który później okazuje się zbyt trudny w obsłudze, nielogiczny, a czasem wymaga wsparcia zewnętrznych konsultantów.
W efekcie wielu hotelarzy wdraża narzędzie, które teoretycznie obsługuje wszystko, ale praktycznie komplikuje proste czynności – jak przyjęcie rezerwacji telefonicznej albo wydanie klucza gościowi, który przyjechał wcześniej niż planowano.
Wystarczy, że odpowiesz na kilka krótkich pytań, a odezwą się do Ciebie zainteresowani specjaliści z Twojej okolicy. Otrzymujesz konkurencyjne propozycje wykonania - oszczędzasz czas i pieniądze. Niczym nie ryzykujesz: wystawianie zleceń nic nie kosztuje.
W tym celu wybierz i wypełnij krótki formularz i sprecyzuj swoje oczekiwania, co do usługi lub produktu, którego szukasz. Im więcej podasz nam szczegółów, tym precyzyjniejsze otrzymasz oferty w odpowiedzi na Twoje zapytanie.
Zainteresowane firmy zapoznają się z treścią i wymaganiami Twojego zapytania. Przygotowują oferty handlowe i przekazują je bezpośrednio do Ciebie. Firmy będą kontaktował się z Tobą telefonicznie, emailem i za pośrednictwem naszego serwisu.
Porównujesz otrzymane oferty i po dokonaniu wyboru możesz zamówić usługę lub produkt u firmy, która najbardziej Ci odpowiada. Nasza usługa jest 100% darmowa i niezobowiązująca. Nie jesteś zobowiązany do zakupu.
Program recepcyjny to najbardziej podstawowy typ oprogramowania hotelowego. Jego główną funkcją jest zarządzanie rezerwacjami, kalendarzem dostępności pokoi, meldunkami, wystawianiem dokumentów oraz – w bardziej rozbudowanej wersji – rejestrowaniem płatności i historii pobytów. To właśnie ten typ programu obsługuje codzienną pracę recepcji: szybkie sprawdzenie dostępnych pokoi, edycja danych gościa, zmiana terminu, anulowanie lub duplikowanie rezerwacji.
Dobre recepcyjne programy komputerowe oferują także podstawowe integracje – np. z systemem fiskalnym lub zamkami elektronicznymi – oraz możliwość tworzenia zestawień i raportów dziennych. Wiele z nich pozwala też na obsługę rezerwacji telefonicznych, emailowych oraz przyjmowanych bezpośrednio przy ladzie.
W teorii wszystko wygląda dobrze. W praktyce wiele programów do obsługi recepcji hotelowej wprowadza niepotrzebne komplikacje – szczególnie w małych obiektach, gdzie recepcjonista pełni wiele ról jednocześnie.
W efekcie pracownicy tracą czas, uczą się obchodzenia ograniczeń, a nie faktycznego korzystania z narzędzia. Często słyszy się: „To musi wprowadzać tylko jedna osoba, bo inaczej wszystko się rozsypuje”.
Program hotelowy dla małych obiektów – pensjonaty, wille, domy gościnne
Właściciele małych obiektów często szukają prostych, niedrogich i łatwych do opanowania narzędzi. Program hotelowy dla pensjonatu powinien umożliwiać szybkie zarządzanie rezerwacjami, wystawianie rachunków, prosty meldunek i kontrolę nad dostępnością pokoi – bez potrzeby szkolenia pracowników czy zatrudniania osoby technicznej do wdrożenia.
Producenci reklamują takie systemy jako „szybkie i gotowe do działania w 10 minut”. I rzeczywiście – dla bardzo prostych scenariuszy, np. obsługi 4–8 pokoi, bez restauracji i dodatkowych usług, takie programy mogą się sprawdzić.
Choć wiele narzędzi opisuje się jako stworzone „dla małych obiektów”, często powielają one schematy programów tworzonych dla dużych hoteli. W efekcie pensjonat korzysta z 5% funkcji, a reszta tylko przeszkadza.
Wielu dostawców programów hotelowych kusi bogatą listą funkcji. Przeglądając oferty, można odnieść wrażenie, że dobry system powinien mieć wszystko: dynamiczne zarządzanie cenami, automatyczne przypomnienia SMS, system lojalnościowy, segmentację gości, zintegrowane raporty księgowe i wiele więcej. To sprawia, że wielu inwestorów – szczególnie w małych i średnich hotelach – decyduje się na oprogramowanie hotelowe, którego 70% funkcji nigdy nie zostanie wykorzystane.
Teoretycznie rozbudowane narzędzia mają dawać przewagę konkurencyjną. W praktyce często tylko podnoszą koszty wdrożenia, generują problemy szkoleniowe, a co gorsza – komplikują prostą pracę recepcji.
Zbyt często wybór pada na program hotelowy, który „ma wszystko” – ale nic nie działa wygodnie. Właściciele obiektu odkrywają to dopiero po podpisaniu umowy i rozpoczęciu pracy z zespołem, który woli korzystać z zeszytu niż klikać przez pięć ekranów, żeby zmienić nazwisko gościa.
Dobre oprogramowanie do zarządzania hotelem potrafi realnie odciążyć właściciela i personel. W przypadku większych obiektów lub sieci hoteli, programy umożliwiają centralne zarządzanie dostępnością, analizę danych finansowych, automatyczne generowanie raportów czy kontrolę nad obłożeniem. Pomagają też w koordynacji zadań między działami – recepcją, housekeepingiem, gastronomią.
Dobrze wdrożony program do zarządzania hotelem może sprawić, że właściciel nie musi być fizycznie obecny na miejscu – wystarczy dostęp do przeglądarki, by wiedzieć, co dzieje się w obiekcie.
Wielu właścicieli popełnia błąd, wierząc, że oprogramowanie hotelowe zastąpi człowieka. Tymczasem program nie podejmie decyzji, nie zareaguje na sytuację nietypową, nie wyczuje nastroju gościa. Może pomóc – ale tylko wtedy, gdy obsługuje się go świadomie i krytycznie, a nie bezrefleksyjnie.
Darmowy program hotelowy brzmi jak rozsądny wybór na start. Wielu właścicieli pensjonatów, domków wakacyjnych czy małych hoteli sięga po bezpłatne rozwiązania, licząc na szybki start bez ponoszenia kosztów. I rzeczywiście – część tych systemów oferuje podstawowe funkcje: prosty kalendarz rezerwacji, możliwość wystawienia dokumentów, bazę gości i nawet podstawową integrację z formularzem na stronie.
Takie programy bywają też przydatne w sytuacjach tymczasowych – np. w obiektach sezonowych lub podczas testowania, jak działa oprogramowanie hotelowe w codziennej pracy. Z punktu widzenia początkującego inwestora to również dobra okazja do zrozumienia, jakie funkcje są rzeczywiście potrzebne.
Niektóre darmowe programy do rezerwacji pokoi są tak zaprojektowane, by przyzwyczaić użytkownika do interfejsu i z czasem wymusić przejście na płatną wersję. Inne z kolei są przestarzałe, niedostosowane do urządzeń mobilnych, lub porzucone przez twórców.
W praktyce to, co miało być oszczędnością, staje się źródłem frustracji i kosztów – bo przejście na płatny system oznacza często migrację danych, nowe szkolenie zespołu i czas, który można było spożytkować inaczej.
Dla hoteli, które korzystają z portali takich jak Booking.com, Airbnb czy Expedia, integracja z tzw. channel manageremstaje się koniecznością. System rezerwacyjny bez synchronizacji oznacza ręczne aktualizowanie dostępności po każdej nowej rezerwacji, co prowadzi do błędów, podwójnych bookowań i utraty reputacji. Dlatego wiele programów hotelowych do rezerwacji oferuje funkcję łączenia kalendarzy z zewnętrznymi platformami.
W uproszczeniu: channel manager to narzędzie, które zarządza dostępnością pokoi w wielu kanałach jednocześnie. Jeśli ktoś zarezerwuje pokój przez Booking, ten sam pokój znika automatycznie z Airbnb i ze strony internetowej hotelu – bez konieczności ręcznego działania recepcji. To wygodne i w wielu przypadkach konieczne, szczególnie w obiektach, które żyją z rezerwacji internetowych.
Największy błąd? Zakładać, że „jak już jest channel manager, to wszystko dzieje się samo”. Tymczasem synchronizacja dostępności pokoi wymaga testów, nadzoru i regularnych kontroli, szczególnie gdy program obsługuje więcej niż dwa kanały rezerwacyjne.
Programy hotelowe muszą być elastyczne i skalowalne, aby skutecznie służyć różnorodnym potrzebom obiektów hotelowych, od małych pensjonatów po duże sieci hotelowe. Ważne jest, aby software był dostosowany do rozmiaru i specyfiki danego obiektu. Znaczącą rolę odgrywa modularność programu, która umożliwia klientom personalizację funkcjonalności zgodnie z ich potrzebami i płacenie tylko za wybrane opcje. To pozwala na kontrolę kosztów i zapewnia większą elastyczność w zarządzaniu systemem.
Bezpieczeństwo jest kolejnym krytycznym elementem, obejmującym zarówno zaawansowane metody dostępu, jak i zabezpieczenia danych klientów. Oprogramowanie powinno również oferować solidne wsparcie techniczne i regularne aktualizacje, co jest kluczowe dla utrzymania ciągłości operacyjnej. Istotna jest również zdolność do integracji z innymi systemami hotelowymi, co umożliwia efektywne zarządzanie nieruchomościami i usprawnienie operacji hotelowych. Wybór odpowiedniego systemu zarządzania nieruchomościami (PMS) może zdecydowanie poprawić efektywność operacyjną i zadowolenie gości. Program Plaza 2024, dostarczany przez firmę AJ Plus, jest przykładem rozwiązania, które spełnia te wymagania, wspierając hotele w osiąganiu ich biznesowych celów.
W przypadku większych obiektów – lub sieci hoteli, apartamentów czy domków – konieczne staje się korzystanie z bardziej rozbudowanego systemu. Programy hotelowe dla sieci pozwalają zarządzać kilkoma lokalizacjami z jednego konta: rezerwacjami, personelem, cenami, dostępnością i statystykami. Dobrze zaprojektowane oprogramowanie umożliwia też porównywanie wyników obiektów, kontrolę obłożenia w czasie rzeczywistym oraz centralne wdrażanie promocji i polityk cenowych.
W teorii to idealne rozwiązanie: właściciel nie musi logować się do pięciu różnych paneli, nie przepisuje danych ręcznie i może nadzorować wszystko zdalnie. Wiele nowoczesnych systemów hotelowych ma też tryby ról i uprawnień – np. kierownik obiektu widzi tylko swój hotel, dział księgowy ma dostęp do danych finansowych, a recepcja do kalendarza.
Dla sieci hotelowych oprogramowanie hotelowe może być narzędziem, które znacząco poprawia kontrolę i efektywność – ale tylko wtedy, gdy system jest rzeczywiście przygotowany do pracy z wieloma lokalizacjami. Często jednak spotyka się rozwiązania, które są jedynie rozbudowaną wersją programu dla jednego obiektu – i w zderzeniu z rzeczywistością zaczynają się sypać.
Nie ma jednego systemu, który pasowałby każdemu. Dlatego przed wyborem warto nie tylko przeanalizować potrzeby swojego obiektu, ale też przyjrzeć się programom, które są już używane w podobnych hotelach – i jakie mają opinie od realnych użytkowników.
Oto kilka marek, które pojawiają się regularnie w branży i wyszukiwarkach – każda z nich ma swój profil, mocne strony i ograniczenia, o których warto wiedzieć:
KWHotel – program dla małych obiektów noclegowych (pensjonaty, wille, apartamenty, sezonowe)
Program stworzony przez polską firmę KajWare, dostępny w wersji desktopowej (Windows) oraz w modelu chmurowym (SaaS). Oferuje m.in.: obsługę rezerwacji, kalendarz, meldunki, fakturowanie, prostą integrację z Booking.com, system meldunków, raporty dzienne. Brak wbudowanego channel managera – można dołączyć zewnętrzny (np. YieldPlanet). Interfejs w języku polskim. Wersja desktopowa od 1499 zł netto jednorazowo, wersja chmurowa od 69 zł netto miesięcznie (1 stanowisko, bez dodatków). Brak obsługi POS, magazynu, gastronomii. Opinie dostępne m.in. na BookingSuite, Facebooku i forach hotelarskich – często wskazywany jako rozwiązanie „na początek”.
Chart – program instalowany lokalnie, stosowany w hotelach z gastronomią i ośrodkach wypoczynkowych
Polskie oprogramowanie oferowane w wersji desktopowej, z instalacją lokalną. Zawiera funkcje: baza gości, meldunki, rozliczenia, obsługa pobytów, integracja z kasami fiskalnymi, podstawowe raportowanie, proste zarządzanie gastronomią i POS. Brak wersji webowej. Licencja bezterminowa z płatnymi aktualizacjami; ceny zależne od liczby stanowisk i modułów (brak publicznego cennika – konieczny kontakt). Integracje: YieldPlanet, terminale płatnicze, Booking.com (pośrednio). Interfejs w języku polskim. Obecny na rynku od ponad 20 lat, wykorzystywany w ośrodkach, domach wczasowych i hotelach z sezonowym ruchem. Opinie wskazują na trwałość, ale przestarzały wygląd i konieczność szkolenia nowych pracowników.
Protel – niemieckie oprogramowanie klasy PMS dla hoteli sieciowych i dużych obiektów
Dostępny jako Protel Air (chmura) lub Protel On-Premise (lokalna instalacja). Dostawca: firma Planet (dawniej Protel GmbH). Wersja Air działa przez przeglądarkę, On-Premise wymaga serwera. Funkcje: rozbudowane zarządzanie pokojami, wieloobiektowość, revenue management, CRM, housekeeping, rozbudowane raportowanie, integracja z POS, channel managerem, centralna rezerwacja. Interfejs dostępny w wielu językach (także PL). Cena: od ok. 300 EUR miesięcznie + wdrożenie (minimum kilkanaście tys. zł). W Polsce wdrażany przez partnerów takich jak LSI Software i HTS. Znany z wysokich wymagań sprzętowych i organizacyjnych. Stosowany m.in. w hotelach sieciowych i obiektach korporacyjnych.
Roomadmin – system online dla obiektów z własną stroną i rezerwacjami OTA
Polskie oprogramowanie działające w przeglądarce (SaaS), dostarczane przez firmę SystemyRezerwacyjne.pl. Główne funkcje: silnik rezerwacyjny na stronie WWW, channel manager (OTA), zarządzanie cenami, obsługa kalendarza, meldunki, płatności online (np. Przelewy24), synchronizacja z Booking.com i Airbnb. Brak POS, ograniczone raportowanie. Interfejs po polsku. Ceny: od 49 zł netto/mies. (kanały sprzedaży + strona) lub od 99 zł netto/mies. (pełny channel manager). Wymagana własna strona lub zakup strony w ramach pakietu. Najczęściej wybierany przez właścicieli apartamentów, domków i agroturystyk, rzadziej przez klasyczne hotele. Opinie użytkowników wskazują na niski próg wejścia i szybkie wdrożenie.
Previo – system czeski dostępny także w wersji polskojęzycznej
Oprogramowanie w modelu SaaS, obsługiwane przez firmę Previo s.r.o. Interfejs po czesku, angielsku i częściowo po polsku. Dostępne moduły: zarządzanie rezerwacjami, silnik rezerwacyjny, channel manager, CRM, raportowanie, obsługa obiektów wielopokojowych. Brak rozbudowanego POS czy pełnej księgowości. Ceny: od ok. 20 EUR miesięcznie za podstawowy pakiet, wersja z channel managerem – od 40–60 EUR. W Polsce dostępne przez resellerów (np. hotelovysystem.pl). Wsparcie głównie po angielsku. Polecany dla obiektów sezonowych, rodzinnych, apartamentów. Opinie: prosty, szybki w działaniu, ale nie dla dużych hoteli.
Fidelio / Oracle Hospitality – rozwiązanie klasy korporacyjnej
System będący częścią Oracle Hospitality Suite. Dostępny w wersji lokalnej (Fidelio Suite8) i w chmurze (Opera Cloud). Modułowy PMS, HSK, CRM, POS, eventy, zarządzanie przychodami. Wymagane wdrożenie przez partnera (np. MC Systems, Comarch). Koszt: od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy zł w zależności od skali, licencji i infrastruktury. Interfejs w wielu językach, w tym polskim. Często stosowany w hotelach sieciowych (np. Marriott, Hilton), wymagających wieloobiektowości, pełnej integracji z systemami finansowymi i rezerwacyjnymi. Opinie: bardzo duża elastyczność i bezpieczeństwo danych, ale wysokie wymagania wdrożeniowe i kosztowe. Nieopłacalne dla obiektów poniżej 50 pokoi.
Zamiast szukać „programu najlepszego”, warto:
To nie jest decyzja, którą warto przyspieszać. Koszt programu to nie tylko faktura – to czas, stres i konieczność zmiany przyzwyczajeń. Dlatego czasem lepiej zostać przy prostym narzędziu, które działa sprawnie, niż ulec pokusie „bardziej rozbudowanego” systemu, który stanie się przeszkodą.
Wyślij zapytanie do różnych Dostawców Programów Hotelowych, aby otrzymać bezpłatne propozycje i skorzystać z atrakcyjnych ofert. Porównaj funkcje, użyteczność i wsparcie techniczne, wybierając idealny Program Hotelowy dla Twojego obiektu. Sprawdź, który dostawca oferuje najlepsze rozwiązania i warunki współpracy.
Zwiadowca współpracuje z czołowymi dostawcami programów hotelowych, oferując rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb. Wystarczy wypełnić nasz prosty formularz, aby bezpłatnie otrzymać oferty od różnych firm i wybrać najlepszą opcję dla Twojego hotelu. Wybór idealnego programu hotelowego nigdy nie był łatwiejszy.
Wystarczy, że odpowiesz na kilka krótkich pytań, a odezwą się do Ciebie zainteresowani specjaliści z Twojej okolicy. Otrzymujesz konkurencyjne propozycje wykonania - oszczędzasz czas i pieniądze. Niczym nie ryzykujesz: wystawianie zleceń nic nie kosztuje.
W tym celu wybierz i wypełnij krótki formularz i sprecyzuj swoje oczekiwania, co do usługi lub produktu, którego szukasz. Im więcej podasz nam szczegółów, tym precyzyjniejsze otrzymasz oferty w odpowiedzi na Twoje zapytanie.
Zainteresowane firmy zapoznają się z treścią i wymaganiami Twojego zapytania. Przygotowują oferty handlowe i przekazują je bezpośrednio do Ciebie. Firmy będą kontaktował się z Tobą telefonicznie, emailem i za pośrednictwem naszego serwisu.
Porównujesz otrzymane oferty i po dokonaniu wyboru możesz zamówić usługę lub produkt u firmy, która najbardziej Ci odpowiada. Nasza usługa jest 100% darmowa i niezobowiązująca. Nie jesteś zobowiązany do zakupu.
Załóż konto i pozyskuj nowych klientów.
Bezpłatnie zaprezentuj firmę i
realizacje.
Programy hotelowe to narzędzia informatyczne wspierające codzienną pracę recepcji, zarządzanie pokojami, meldunkami, rezerwacjami oraz często także personelem i analizą obłożenia. W teorii mają usp...
Właściciele pensjonatów, agroturystyk czy apartamentów często sięgają po program hotelowy dopiero wtedy, gdy ręczne zarządzanie kalendarzem zaczyna sprawiać problemy – zwłaszcza...
Wystarczy, że odpowiesz na kilka krótkich pytań, a odezwą się do Ciebie zainteresowani specjaliści z Twojej okolicy. Otrzymujesz konkurencyjne propozycje wykonania - oszczędzasz czas i pieniądze. Niczym nie ryzykujesz: wystawianie zleceń nic nie kosztuje.
W tym celu wybierz i wypełnij krótki formularz i sprecyzuj swoje oczekiwania, co do usługi lub produktu, którego szukasz. Im więcej podasz nam szczegółów, tym precyzyjniejsze otrzymasz oferty w odpowiedzi na Twoje zapytanie.
Zainteresowane firmy zapoznają się z treścią i wymaganiami Twojego zapytania. Przygotowują oferty handlowe i przekazują je bezpośrednio do Ciebie. Firmy będą kontaktował się z Tobą telefonicznie, emailem i za pośrednictwem naszego serwisu.
Porównujesz otrzymane oferty i po dokonaniu wyboru możesz zamówić usługę lub produkt u firmy, która najbardziej Ci odpowiada. Nasza usługa jest 100% darmowa i niezobowiązująca. Nie jesteś zobowiązany do zakupu.