W 2025 roku najczęściej wybierany jest model chmurowy (SaaS), rozliczany miesięcznie za pakiet funkcji i/lub liczbę pokoi. Dla małych obiektów (do ok. 20–30 pokoi) realne abonamenty zaczynają się zwykle w widełkach 100–300 zł netto/mies.. W hotelach 30–60 pokoi pakiety z channel managerem i silnikiem rezerwacyjnym to zazwyczaj 400–900 zł netto/mies.. Przy obiektach 80–120 pokoi — zwłaszcza z housekeepingiem, raportami finansowymi i integracjami — budżet rośnie do ok. 1 000–2 000 zł netto/mies.. W dużych hotelach i sieciach (150+ pokoi) systemy klasy enterprise wyceniane są indywidualnie; w praktyce łączny koszt PMS + kluczowe moduły to 2 000–10 000+ zł netto/mies., albo licencja + serwis roczny (on-premise) na poziomie kilkunastu–kilkudziesięciu tysięcy zł netto w pierwszym roku.

Alternatywą w mniejszych obiektach pozostają licencje „desktop” (on-premise) z jednorazowym zakupem oprogramowania w granicach 3 000–8 000 zł netto za stanowisko/obiekt plus aktualizacje i wsparcie. Ten model bywa tańszy na starcie, ale trzeba uwzględnić koszty integracji i utrzymania (serwer, kopie, aktualizacje).

Program dla pensjonatu — co wybrać, żeby nie przepłacić?

Dla obiektów do ok. 20–40 pokoi najlepiej sprawdzają się proste systemy z kalendarzem, meldunkami i fakturowaniem. Jeśli zależy Ci na jednorazowym koszcie i pracy offline, sensowny jest desktopowy Chart. Gdy wolisz chmurę, integracje z OTA i płatności online przy niskim abonamencie, sięgnij po KWHotel Cloud lub Kajware; w praktyce pensjonaty zwykle startują od Kajware/KWHotel Cloud, a rosnąc — dokładane są kolejne moduły.

Darmowe programy hotelowe — czy mają sens?

Darmowe narzędzia wystarczą do nauki i bardzo prostych operacji, ale w realnej recepcji szybko brakuje integracji z OTA, wsparcia technicznego, kopii zapasowych i zgodności z RODO. Przy kilku rezerwacjach dziennie brak automatyzacji generuje koszty „ukryte” (błędy, nadbookingi, ręczne raporty). W praktyce lepiej wybrać tani abonament SaaS (np. Kajware, KWHotel Cloud) niż „zero zł” bez kluczowych funkcji.

Program do obsługi hotelu i restauracji — co wybrać?

Jeśli masz restaurację lub bar, kluczowa jest wspólna baza gościa, rozliczenia na pokój i raporty łączone. Rozwiązaniem „jednym ciągiem” jest S4H (hotel + POS), które porządkuje sprzedaż F&B i noclegi w jednym środowisku. Alternatywnie wybierasz PMS (np. Protel, KWHotel Cloud) i integrujesz go z zewnętrznym POS-em — ważne, by integracja obejmowała przenoszenie rachunków na pokój i zamknięcia do raportów dobowych.

Program do rezerwacji pokoi na stronie hotelu — na co patrzeć?

Liczy się konwersja i mniej prowizji dla OTA, więc potrzebny jest solidny „booking engine” z płatnościami online, kodami rabatowymi i kalendarzem dostępności. W praktyce hotele w PL często wybierają Profitroom (silnik + channel manager), a mniejsze obiekty korzystają z wbudowanych modułów w RoomRaccoon czy Cloudbeds. Sprawdź, czy silnik ma porzucony koszyk, sprzedaż dodatków (np. śniadanie, SPA) i zgodność z RODO/PSD2.

System ewidencji gości — co powinien umieć?

Minimum to szybki meldunek, poprawne gromadzenie danych gości zgodnie z prawem, generowanie raportów i łatwe wyszukiwanie kartotek. W praktyce liczy się skan dokumentów, szablony dokumentów fiskalnych i eksporty do GUS/US, a także historia pobytów do marketingu powracającego. Każdy sensowny PMS (Chart, KWHotel, Protel) zapewni te podstawy; różnice widać w szybkości pracy i raportowaniu.

Zarządzanie sezonowymi cenami noclegów — jak to zautomatyzować?

Potrzebujesz kalendarza stawek z regułami (np. sezon, weekendy, min. długość pobytu) oraz synchronizacji na kanały sprzedaży. Systemy typu Profitroom, Cloudbeds czy Mews pozwalają ustawiać reguły sezonowe i współczynniki cenowe, a także wysyłać je automatycznie do OTA przez channel manager. Na starcie wystarczy prosta siatka sezonów; gdy rośniesz, dokładasz reguły oparte o obłożenie i popyt.

Programy hotelowe — porównanie bez marketingowej „piany” — jak to zrobić sensownie?

Porównuj po trzech rzeczach: dopasowanie do skali obiektu, całkowity koszt posiadania i integracje krytyczne. Dla pensjonatu liczy się prostota i niski abonament (Kajware, KWHotel Cloud), dla średnich hoteli — channel manager, housekeeping i raporty finansowe (RoomRaccoon, Cloudbeds, Profitroom), a dla dużych — pełny PMS z CRM i F&B (Protel, Fidelio/Opera). Zwróć uwagę nie tylko na cenę startową, ale też koszty wdrożenia, szkoleń i modułów, które „dojdą” po kilku miesiącach pracy. 

Checklista dla hotelarza – Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu hotelowego (PMS)?
Program ma wspierać codzienną pracę recepcji, sprzedaż bezpośrednią i przez OTA, rozliczenia oraz raporty. Nietrafiony wybór (zły model licencji, brak integracji, słabe wsparcie) to realne koszty i „obejścia”. Odhacz punkty poniżej, zanim podpiszesz umowę.

DOPASOWANIE DO TYPU OBIEKTU
☐ Czy system ma wariant sensowny dla pensjonatu (prosty kalendarz, meldunki, faktury, niskie koszty)?
☐ Czy obsłuży hotel 40–80 pokoi (housekeeping, channel manager, raporty finansowe)?
☐ Czy skaluje się do dużych obiektów/sieci (multi-property, role, API, CRM)?
☐ Czy jest tryb hotel + gastronomia (wspólne rozliczenia, POS, raporty F&B)?

SPRZEDAŻ I KANAŁY (BOOKING ENGINE + OTA)
☐ Czy ma silnik rezerwacyjny na stronę (kody rabatowe, dodatki/upsell, porzucony koszyk, płatności online)?
☐ Czy channel manager działa dwukierunkowo (ceny/dostępność/restrykcje) i w czasie zbliżonym do rzeczywistego(bez nadbookingów)?
☐ Czy wspiera restrykcje: min/max LOS, CTA/CTD, stop-sell, zamykanie taryf?
☐ Czy płatności online wspierają BLIK/Apple Pay/Google Pay i zgodność z PSD2/3-D Secure?

CENY I REVENUE (SEZONY)
☐ Czy ustawisz taryfy sezonowe i kalendarz stawek (weekendy, święta, eventy)?
☐ Czy są reguły yield (np. automatyczna podwyżka przy wysokim obłożeniu)?
☐ Czy system pozwala porówniać ADR/RevPAR/obłożenie oraz eksportować dane do arkusza/BI?

RECEPCJA I OPERACJE
☐ Czy obsługuje pełny cykl: zapytanie → rezerwacja → meldunek → rozliczenie → raport dobowy?
☐ Czy kalendarz jest czytelny i szybki (drag-and-drop, blokady techniczne, grupy)?
☐ Czy są moduły housekeeping (statusy pokoi, listy zadań, mobile)?
☐ Czy wystawisz faktury/rachunki zgodne z polskimi przepisami (MP/MPP; KSeF – gdy wymagany)?
☐ Czy ma system ewidencji gości (meldunki, eksporty do GUS/US/raporty wymagane prawem)?

INTEGRACJE KRYTYCZNE
☐ Zamki i kontrola dostępu (karty RFID/kody/aplikacje, klucze „na pokój” i strefy wspólne).
☐ POS gastronomiczny (rachunek na pokój, magazyn, raport łączny hotel+F&B).
☐ Terminale płatnicze / bramki PSP (automatyczne rozliczenia, preautoryzacje).
☐ Silnik rezerwacyjny / channel manager (jeśli nie wbudowane – sprawdź listę certyfikowanych integracji).
☐ API/otwartość (czy łatwo podłączysz marketing automation, CRM, analitykę?).

KOSZTY I UMOWA (PRAWDZIWY TCO)
☐ Jaki jest model: jednorazowa licencja (desktop) vs abonament SaaS (opłata za pokoje/użytkowników/moduły)?
☐ Jakie są koszty wdrożenia/migracji/szkoleń i integracji (POS, zamki, płatności)?
☐ Czy jest okres testowy bez zobowiązań i jasne SLA?
☐ Jakie są warunki umowy: automatyczne odnowienia, okres wypowiedzenia, indeksacja cen?
☐ Policz TCO na 36 miesięcy (abonament + moduły + wdrożenie + support + płatne aktualizacje).

WDROŻENIE, MIGRACJA I EXIT
☐ Czy dostawca zmigruje dane (goście, rezerwacje, cenniki) i ile to trwa?
☐ Czy masz plan wyjścia: eksport danych do CSV/JSON, komu należą dane?
☐ Czy jest procedura awaryjna offline (lista przyjazdów, klucze, rozliczenia przy braku internetu)?

BEZPIECZEŃSTWO I ZGODNOŚĆ
☐ RODO: miejsce przetwarzania w UE lub zgodnie z prawem UE, rejestrowanie zgód, retencja.
☐ Kopie zapasowe: częstotliwość, przywracanie, audyty.
☐ Uprawnienia i logi: role dla recepcji/managera/księgowości, ślady operacji.

DOSTAWCA, WSPARCIE I REFERENCJE
☐ Czy jest wsparcie po polsku (godziny zgodne z pracą recepcji, również weekendy/24/7 dla dużych)?
☐ Jaki jest czas reakcji i kanały kontaktu (tel./mail/czat), czy jest bazę wiedzy/wideo?
☐ Czy ma referencje w obiektach Twojej skali (pensjonat/średni/duży, hotel z gastronomią)?
☐ Czy w Twoim regionie (np. Łódź) jest partner wdrożeniowy, który przyjedzie na miejsce?

Wskazówka: Zrób krótkie POC: 14–30 dni testów na „żywych” rezerwacjach, z checklistą powyżej i porównaniem TCO 36 m-cy dla 2–3 finalistów. Dzięki temu unikniesz „tańszej na starcie” opcji, która po modułach i integracjach wychodzi drożej.