W hotelach ekspresy pracują w trzech zupełnie różnych środowiskach: w pokojach, w lobby oraz w restauracji hotelowej. Każde z tych miejsc generuje inną liczbę kaw, inne tempo pracy i inne wymagania serwisowe, dlatego ceny wynajmu różnią się znacznie bardziej niż w biurach czy małych lokalach.

Pokój hotelowy to sprzęt o małym obciążeniu — rola ekspresu jest głównie wizerunkowa. Lobby działa cały dzień, często z większą rotacją gości. Restauracja hotelowa to najwyższe obciążenie, porównywalne z kawiarnią.

Z tego powodu stawki są wyższe niż w biurach. Hotele wymagają serwisu 7 dni w tygodniu, szybkich reakcji techników oraz ekspresów dostosowanych do ciągłej pracy, co podnosi koszt usługi.

Hotel pracuje w trybie, którego nie da się porównać ani z biurem, ani z restauracją. Ekspres musi działać codziennie, niezależnie od pory, rotacji gości czy warunków obciążenia. Tu nie chodzi wyłącznie o liczbę kaw, ale o ciągłość pracy 24/7 oraz sposób, w jaki goście korzystają ze sprzętu — często bez żadnej wiedzy technicznej.

W hotelach kluczowe znaczenie mają dostępność serwisu również w weekendy i święta, stabilność działania przy dużej rotacji oraz odporność urządzenia na uszkodzenia wynikające z nieumiejętnej obsługi. To te elementy najmocniej podnoszą ceny wynajmu.

Dział operacyjny hotelu oczekuje przewidywalności. Ekspres, który się zatrzyma, oznacza niezadowolenie gości, reklamacje i dodatkowe koszty. Dlatego w cenie wynajmu tak dużą rolę gra serwis, a nie sam sprzęt.

W hotelach zużycie kawy różni się radykalnie w zależności od miejsca. W pokojach jest niewielkie, ale w lobby oraz restauracjach hotelowych potrafi być kilkanaście razy wyższe. To właśnie ten element sprawia, że koszt kawy staje się główną składową całkowitego kosztu utrzymania ekspresu.

Zużycie kawy w hotelu jest mniej przewidywalne niż w biurach — goście przychodzą falami, a ruch zależy od sezonu, weekendów i rodzaju wydarzeń odbywających się w obiekcie. Dlatego różnica między ceną rynkową (np. 80 zł/kg) a ceną oferowaną przez dostawcę (110–140 zł/kg) może generować setki złotych miesięcznie.

Nawet niewielka różnica na kilogramie mnoży się błyskawicznie w restauracji czy lobby, gdzie miesięczne zużycie wynosi kilkanaście lub kilkadziesiąt kilogramów.

W hotelach cena wynajmu rośnie nie dlatego, że ekspres jest drogi. Rosną koszty obsługi gości, serwisu oraz utrzymania ciągłości pracy w trybie 24/7. To miejsce, w którym liczy się natychmiastowa reakcja technika, sprzęt odporny na uszkodzenia oraz regularna wymiana elementów eksploatacyjnych.

Hotele korzystają z ekspresów inaczej niż biura — sprzęt jest obsługiwany przez setki gości, którzy nie znają urządzenia i często nie zwracają uwagi na jego delikatność. To prowadzi do częstszych usterek, większego zużycia i potrzeby droższych rozwiązań.

Największe koszty podnoszą serwis natychmiastowy, ekspresy zastępcze, obowiązkowe środki czyszczące oraz elementy wandaloodporne. W praktyce hotel płaci głównie za pewność działania.

W hotelu nie da się mieć wszystkiego „na maksa” w każdym miejscu. Koszty można obniżyć wtedy, gdy sprzęt i umowa są dobrane do tego, gdzie ekspres faktycznie pracuje: inne potrzeby ma pokój, inne lobby, a jeszcze inne restauracja śniadaniowa.

Oszczędności pojawiają się najczęściej tam, gdzie hotel rezygnuje z funkcji, których goście i tak nie używają, oraz tam, gdzie dobiera tańsze modele do pokoi, a mocniejsze tylko do miejsc o dużym ruchu. Dużo daje też skrócenie umowy w restauracji hotelowej oraz dobrze ustawione pakiety serwisowe, w których wymiana części jest wliczona w cenę.

Kluczowe jest dopasowanie klasy ekspresu i warunków umowy do konkretnej lokalizacji w hotelu, zamiast zamawiać wszędzie sprzęt z najwyższej półki.

Hotele działają w trybie ciągłym, więc potrzebują stabilności bardziej niż najniższej ceny abonamentu. Największym kosztem jest zwykle kawa i serwis, dlatego wybór modelu finansowania wpływa bezpośrednio na to, czy hotel będzie płacił przewidywalnie, czy co miesiąc będzie go zaskakiwać rachunek.

Leasing daje pełną kontrolę nad ceną kawy, ponieważ hotel kupuje ją samodzielnie, ale serwis trzeba rozwiązać osobno. Wynajem jest najwygodniejszy i często obejmuje serwis w cenie, lecz koszt kawy szybko rośnie przy dużej rotacji gości. Dzierżawa wygląda najtaniej na papierze, ale wysoka cena kawy i limity sprawiają, że finalnie bywa najdroższą opcją w restauracji hotelowej i lobby.

W praktyce różne części hotelu potrzebują różnych modeli – pokoje czego innego, lobby czego innego, a restauracja hotelowa to jeszcze inny poziom obciążenia.

Hotel łatwo może wejść w wysokie koszty kawy, serwisu i awarii, jeśli na początku nie zada kilku prostych pytań. Poniższa lista pomaga działowi operacyjnemu i F&B sprawdzić, jak naprawdę będzie wyglądać współpraca z dostawcą – nie tylko na slajdach ofertowych, ale w codziennej pracy z gośćmi.

Hotel nie powinien liczyć kosztów „jednym równaniem”, bo każdy obszar zużywa kawę inaczej. Pokoje, lobby i restauracja hotelowa mają zupełnie różne obciążenia, a to oznacza trzy różne modele kosztowe.

Największym kosztem nie jest abonament za ekspres, tylko: – kawa (szczególnie w lobby i restauracji), – serwis działający 24/7, – części i środki czyszczące zużywane szybciej niż w biurach.

Najtańsze oferty wyglądają atrakcyjnie na papierze, ale rzadko wytrzymują hotelowe obciążenie i prowadzą do częstszych awarii oraz wyższych kosztów operacyjnych. Dlatego kluczowe jest liczenie całkowitego kosztu, a nie tylko samego abonamentu.