Wybór dostawcy systemu rezerwacji miejsc noclegowych staje się łatwiejszy i mniej ryzykowny dzięki możliwości zapoznania się z realizacjami i opiniami w Rankingu Dostawców Systemów Rezerwacji. Możliwość przeglądania takich danych pozwala na kontakt z innymi właścicielami hoteli, by zapytać ich o zadowolenie z funkcjonalności systemów i ogólnych warunków współpracy. Dostęp do takich informacji ułatwia podjęcie świadomej decyzji, ograniczając ryzyko niezadowolenia z końcowego efektu.

Dobry system rezerwacyjny ułatwia codzienną pracę recepcji, pozwala na bezpośrednią sprzedaż pokoi bez prowizji i zmniejsza ryzyko overbookingu. Niewłaściwy wybór może skutkować problemami z synchronizacją kalendarzy, utratą rezerwacji lub niewygodną obsługą. Ta checklista pomoże Ci świadomie porównać dostawców i wybrać system, który realnie usprawni pracę Twojego obiektu.

FUNKCJONALNOŚĆ SYSTEMU
☐ Czy system obsługuje rezerwacje bezpośrednie z poziomu strony internetowej hotelu (widget lub dedykowany moduł)?
☐ Czy umożliwia sprzedaż pobytów z ofertami bezzwrotnymi, promocjami, kodami rabatowymi i pakietami usług?
☐ Czy zawiera przejrzysty kalendarz rezerwacji z widokiem pokoi i obłożenia?
☐ Czy umożliwia ręczną i automatyczną edycję rezerwacji, przypisywanie do pokoi i wystawianie dokumentów sprzedażowych?

INTEGRACJE I SYCHRONIZACJE
☐ Czy system synchronizuje się z OTA (np. Booking.com, Airbnb) przez channel managera w czasie rzeczywistym?
☐ Czy możliwa jest integracja z systemem PMS, systemem zamków, systemem POS oraz terminalami płatniczymi?
☐ Czy dane rezerwacyjne są dostępne także z poziomu urządzeń mobilnych – np. poprzez aplikację lub panel online?
☐ Czy możliwa jest integracja z systemem płatności online (PayU, Przelewy24, Stripe)?

OBSŁUGA I WDROŻENIE
☐ Czy dostawca zapewnia pełne wdrożenie, konfigurację i szkolenie personelu?
☐ Czy panel obsługi jest dostępny w języku polskim, intuicyjny i przystosowany do codziennej pracy?
☐ Czy dostępne są automatyczne powiadomienia e-mail i SMS do gości (potwierdzenia, przypomnienia, ankiety)?
☐ Czy system oferuje wsparcie techniczne – i w jakim czasie reaguje na zgłoszenia?

KOSZTY I WARUNKI UMOWY
☐ Czy oferta zawiera jasne warunki – opłaty miesięczne, prowizje od rezerwacji, ewentualne koszty integracji lub szkolenia?
☐ Czy można przetestować system w wersji demo lub bezpłatnej wersji próbnej?
☐ Czy znasz warunki wypowiedzenia umowy i migracji danych w razie zmiany dostawcy?
☐ Czy system rozwijany jest regularnie – z widocznym harmonogramem aktualizacji i nowości?

PORÓWNYWANIE OFERT
☐ Czy każda oferta zawiera listę funkcji, możliwości integracji i wsparcia technicznego?
☐ Czy porównujesz nie tylko koszt, ale także zakres usług, jakość wsparcia i elastyczność systemu?
☐ Czy dostawca jasno wskazuje, co nie jest ujęte w cenie (np. liczba użytkowników, dostęp do API, raporty)?
☐ Czy dostępne są opinie innych obiektów hotelowych – najlepiej z podobnej kategorii do Twojego?

Pamiętaj: system rezerwacyjny to narzędzie, które pracuje 24/7 – często wtedy, gdy recepcji nie ma. Im prostszy w obsłudze, bardziej niezawodny i lepiej zintegrowany z pozostałymi systemami, tym większe korzyści dla hotelu i mniejsze ryzyko pomyłek.