Kiosk hotelowy i automat do hotelu – ile kosztuje samoobsługa gości i kiedy ma sens?
Ile kosztuje kiosk hotelowy i automat check-in?
Kiosk hotelowy kosztuje zwykle od 4000–15 000 zł netto za prosty terminal samoobsługowy do 60 000–120 000 zł netto lub więcej za pełny automat check-in z płatnościami, PMS, kartami, kodami i integracjami. Największe różnice w cenie wynikają z tego, czy hotel kupuje samo urządzenie, czy kompletne wdrożenie samoobsługi gościa.
Prosty kiosk lub tablet check-in
Terminal do wpisania danych, potwierdzenia rezerwacji, wyświetlenia instrukcji pobytu albo przekierowania gościa do płatności online. Bez wydawania kart i zaawansowanych integracji.
4000–15 000 zł netto
Kiosk check-in z płatnością
Urządzenie z ekranem dotykowym, płatnościami, formularzem meldunkowym, podstawową integracją z PMS, konfiguracją procesu i obsługą przyjazdu po godzinach recepcji.
20 000–60 000 zł netto
Pełny automat hotelowy
Kiosk z PMS, płatnościami, wydawaniem kart lub kodów, skanerem dokumentów, drukarką, integracją z zamkami, obsługą wielu języków, serwisem i procedurami awaryjnymi.
60 000–120 000 zł netto+
Przy porównywaniu ofert trzeba sprawdzić, czy cena obejmuje tylko urządzenie, czy także oprogramowanie, płatności, integrację z PMS, wydawanie kart lub kodów, montaż, konfigurację, szkolenie, abonament, serwis i wsparcie awaryjne dla gości.
Czym jest kiosk hotelowy i czym różni się od self check-in online?
Kiosk hotelowy to fizyczne urządzenie ustawione w lobby lub strefie wejścia, przy którym gość może samodzielnie wykonać część czynności recepcyjnych: potwierdzić rezerwację, uzupełnić dane, zapłacić, odebrać instrukcję, kod do pokoju albo kartę. Self check-in online działa zwykle przez telefon lub link wysłany przed przyjazdem, więc nie wymaga urządzenia w hotelu.
Najprościej: self check-in online przenosi meldunek do telefonu gościa, a kiosk hotelowy daje samoobsługowy punkt na miejscu w obiekcie. Kiosk ma sens wtedy, gdy gość ma wykonać czynności w hotelu: zapłacić, potwierdzić dane, odebrać kartę, uzyskać kod, wydrukować potwierdzenie albo przejść check-in bez recepcjonisty.
Kiosk samoobsługowy – firmy w regionie
Lokalizacja wpływa na dostawę kiosku, montaż, konfigurację, integracje, szkolenie obsługi i późniejszy serwis. W zapytaniu warto podać branżę, miejsce instalacji, liczbę urządzeń, wymagane płatności, sposób obsługi klienta, potrzebne oprogramowanie i zakres integracji.
Wybierz najbliższy region obsługi
Opisz branżę, lokalizację, liczbę kiosków, płatności, oprogramowanie i integracje, a zapytanie trafi do firm obsługujących dany region.
Wyślij zapytanie do firmKiosk hotelowy – ceny popularnych wariantów
Cena kiosku hotelowego zależy od tego, czy urządzenie ma tylko wspierać prosty check-in, czy obsługiwać płatności, PMS, wydawanie kart, kody do drzwi i pełny proces samoobsługi gościa. Poniższe warianty pokazują najczęstsze poziomy wyceny, ale ostateczna cena zależy od liczby pokoi, obecnych zamków, PMS, płatności, integracji i zakresu serwisu.
| Wariant | Co zwykle obejmuje? | Dla kogo? | Orientacyjna cena |
|---|---|---|---|
| Tablet lub prosty terminal check-in | Tablet, stojak lub prosty terminal do potwierdzania rezerwacji, wpisania danych, pokazania instrukcji i przekierowania do płatności online. Zwykle bez wydawania kart i głębokich integracji. | Mały hotel, pensjonat, apartamenty, obiekt z częściową obsługą recepcji. | 4000–15 000 zł netto |
| Kiosk check-in z płatnością | Urządzenie z ekranem dotykowym, modułem płatności, formularzem meldunkowym, podstawową konfiguracją procesu i możliwością obsługi przyjazdu bez recepcjonisty. | Hotel, aparthotel lub obiekt, który chce odciążyć recepcję i obsłużyć gości po godzinach. | 20 000–60 000 zł netto |
| Kiosk z PMS i wydawaniem kart | Integracja z PMS, obsługa rezerwacji, płatność, kodowanie i wydawanie kart pokojowych, druk potwierdzeń, konfiguracja scenariuszy meldunku i podstawowe szkolenie obsługi. | Hotel 30–100 pokoi, obiekt z dużą liczbą przyjazdów, recepcja działająca w wybranych godzinach. | 50 000–100 000 zł netto |
| Pełny automat hotelowy | Kiosk z PMS, płatnościami, wydawaniem kart lub kodów, skanerem dokumentów, drukarką, integracją z zamkami, obsługą wielu języków, monitoringiem pracy urządzenia i serwisem. | Większy hotel, aparthotel, sieć obiektów lub obiekt, który chce ograniczyć pracę recepcji przez większą część doby. | 60 000–120 000 zł netto+ |
| System dla kilku obiektów | Kilka kiosków, centralne zarządzanie, wspólne szablony procesu, role użytkowników, integracje z wieloma PMS lub lokalizacjami, raporty, serwis i wsparcie wdrożeniowe. | Sieć hoteli, aparthoteli, obiektów franczyzowych lub operator apartamentów w kilku lokalizacjach. | wycena indywidualna |
Przy porównywaniu ofert trzeba sprawdzić, czy podana cena obejmuje ten sam zakres: urządzenie, ekran dotykowy, terminal płatniczy, skaner dokumentów, drukarkę, wydawanie kart lub kodów, PMS, montaż, konfigurację, abonament, serwis i wsparcie awaryjne.
Co obejmuje cena kiosku hotelowego?
Cena kiosku hotelowego może obejmować samo urządzenie albo pełny proces samoobsługi gościa: meldunek, płatność, wydanie karty lub kodu, integrację z PMS, konfigurację i serwis. Przy porównywaniu ofert trzeba sprawdzić, czy dostawca wycenia sprzęt, czy kompletne wdrożenie automatu check-in w hotelu.
| Element ceny | Co powinien obejmować? | Co sprawdzić w ofercie? |
|---|---|---|
| Urządzenie kioskowe | Obudowę, ekran dotykowy, komputer sterujący, zasilanie, podstawowe zabezpieczenia, stojak lub zabudowę dopasowaną do miejsca ustawienia w lobby. | Czy cena dotyczy tabletu na stojaku, prostego terminala czy pełnego kiosku hotelowego w obudowie komercyjnej. |
| Oprogramowanie check-in | Proces meldunku, potwierdzenie rezerwacji, formularz danych gościa, zgody regulaminowe, wybór języka, instrukcje pobytu i obsługę podstawowych scenariuszy przyjazdu. | Czy oprogramowanie jest w cenie urządzenia, czy wymaga osobnego abonamentu miesięcznego lub rocznego. |
| Płatności | Terminal płatniczy, płatność kartą, potwierdzenie transakcji, powiązanie płatności z rezerwacją i warunek wydania karty, kodu lub instrukcji wejścia po opłaceniu pobytu. | Czy terminal, integracja z operatorem płatności, prowizje i rozliczenia transakcji są ujęte w ofercie. |
| Wydawanie kart lub kodów | Kodowanie kart pokojowych, wydanie karty, wygenerowanie kodu PIN albo przekazanie instrukcji dostępu do pokoju po zakończeniu meldunku. | Czy kiosk obsługuje obecne zamki hotelowe i czy cena obejmuje moduł wydawania kart, kody lub integrację z kontrolą dostępu. |
| Integracja z PMS | Połączenie kiosku z rezerwacjami, statusem płatności, numerem pokoju, danymi gościa, dostępnością pokoi i informacjami potrzebnymi do automatycznego meldunku. | Czy dostawca obsługuje obecny PMS hotelu i czy integracja jest gotowa, płatna osobno albo wymaga prac indywidualnych. |
| Moduły dodatkowe | Skaner dokumentów, drukarkę potwierdzeń, czytnik kart, kamerę, podpis elektroniczny, obsługę wielu języków, panel administracyjny i raporty pracy urządzenia. | Które moduły są standardem, a które są opcją dodatkową podnoszącą koszt urządzenia i wdrożenia. |
| Montaż, konfiguracja i szkolenie | Ustawienie kiosku w obiekcie, podłączenie, konfigurację procesu check-in, testy, przykładowe rezerwacje, przeszkolenie obsługi i przygotowanie procedur awaryjnych. | Czy dostawca tylko dostarcza urządzenie, czy odpowiada za uruchomienie kiosku w realnym procesie obsługi gościa. |
| Serwis i wsparcie | Gwarancję, monitoring działania, reakcję serwisową, wsparcie techniczne, aktualizacje oprogramowania i pomoc w sytuacji, gdy gość nie może zakończyć meldunku. | Czy wsparcie działa poza godzinami recepcji, jaki jest czas reakcji i czy serwis obejmuje urządzenie, płatności, PMS oraz wydawanie kart lub kodów. |
Najważniejsza kontrola: porównuj oferty dopiero wtedy, gdy każda pokazuje ten sam zakres: urządzenie, oprogramowanie, płatności, PMS, wydawanie kart lub kodów, montaż, konfigurację, szkolenie, abonament i serwis po uruchomieniu.
Czego zwykle nie obejmuje najniższa cena kiosku hotelowego?
Najniższa cena kiosku hotelowego często dotyczy samego urządzenia, prostego oprogramowania lub ograniczonego wdrożenia. Dopłaty pojawiają się wtedy, gdy kiosk ma realnie obsługiwać meldunek gościa, pobierać płatność, wydawać kartę lub kod, łączyć się z PMS i działać bez pomocy recepcjonisty.
| Możliwa dopłata | Kiedy może nie być w cenie? | Jak zapytać dostawcę? |
|---|---|---|
| Integracja z PMS | Gdy cena obejmuje kiosk i podstawowe oprogramowanie, ale bez połączenia z rezerwacjami, numerami pokoi, statusem płatności i danymi gości. | Czy integracja z naszym PMS jest gotowa, w cenie i obejmuje testy na realnych rezerwacjach? |
| Terminal płatniczy i operator płatności | Gdy kiosk pokazuje kwotę lub przekierowuje do płatności, ale nie ma terminala, integracji z operatorem, rozliczenia transakcji ani automatycznego potwierdzenia płatności. | Czy cena obejmuje terminal, konfigurację płatności, prowizje operatora i powiązanie płatności z wydaniem karty lub kodu? |
| Wydawanie kart pokojowych | Gdy kiosk obsługuje meldunek, ale nie koduje i nie wydaje kart do zamków hotelowych albo nie współpracuje z obecnym systemem kontroli dostępu. | Czy kiosk będzie wydawał karty do naszych zamków i czy moduł kodowania kart jest w cenie? |
| Kody PIN i integracja z zamkami | Gdy system generuje instrukcję dla gościa, ale nie tworzy automatycznie kodu aktywnego tylko na czas pobytu albo nie łączy się z zamkami elektronicznymi. | Czy kiosk sam wygeneruje kod do pokoju i czy kod będzie powiązany z terminem rezerwacji? |
| Skaner dokumentów i drukarka | Gdy podstawowy kiosk ma tylko ekran dotykowy, a skaner dokumentów, drukarka potwierdzeń, czytnik kart lub kamera są modułami dodatkowymi. | Które urządzenia peryferyjne są standardem, a które wymagają dopłaty? |
| Montaż i przygotowanie miejsca | Gdy dostawca wycenia urządzenie, ale nie obejmuje dostawy, ustawienia w lobby, zasilania, internetu, mocowania, zabudowy, oznakowania i testów na miejscu. | Czy cena obejmuje dostawę, montaż, uruchomienie w obiekcie i sprawdzenie całej ścieżki gościa? |
| Personalizacja ekranu i procesu | Gdy podstawowa wersja działa na gotowym szablonie, a dopasowanie języków, komunikatów, regulaminów, zgód, brandingu i scenariuszy pobytu jest płatne osobno. | Czy w cenie jest konfiguracja ekranów, języków, zgód, komunikatów i ścieżki check-in dla naszego obiektu? |
| Abonament i aktualizacje | Gdy koszt zakupu kiosku nie obejmuje miesięcznej opłaty za oprogramowanie, chmurę, aktualizacje, monitoring pracy urządzenia, SMS-y, e-maile lub wsparcie techniczne. | Jaki będzie miesięczny koszt po uruchomieniu i co dokładnie obejmuje abonament? |
| Serwis po godzinach | Gdy standardowe wsparcie działa tylko w dni robocze, a kiosk ma obsługiwać gości wieczorem, w nocy, w weekendy lub bez obecności recepcji. | Kto reaguje, gdy gość nie może się zameldować, zapłacić lub odebrać karty poza godzinami pracy recepcji? |
Uwaga: niska cena kiosku hotelowego nie musi oznaczać złej oferty, ale trzeba sprawdzić, czy dotyczy tylko sprzętu, czy pełnego procesu obsługi gościa. Największe dopłaty zwykle pojawiają się przy PMS, płatnościach, kartach, kodach, montażu, konfiguracji, abonamencie i wsparciu awaryjnym.
Kiosk hotelowy czy self check-in online – co wybrać?
Kiosk hotelowy ma sens wtedy, gdy gość ma wykonać część czynności na miejscu w obiekcie: zapłacić, odebrać kartę, wydrukować potwierdzenie albo przejść meldunek bez recepcjonisty. Self check-in online jest zwykle tańszy i prostszy, jeśli gość może wszystko zrobić wcześniej przez telefon, a dostęp do pokoju odbywa się kodem, aplikacją lub instrukcją wysłaną przed przyjazdem.
| Kryterium | Kiosk hotelowy | Self check-in online |
|---|---|---|
| Koszt wdrożenia | Wyższy, bo obejmuje urządzenie, ekran, obudowę, płatności, montaż, konfigurację i często integracje z PMS, kartami lub zamkami. | Niższy, bo działa przez link, telefon, formularz lub panel gościa. Najczęściej wymaga abonamentu i konfiguracji procesu. |
| Kiedy ma sens? | Gdy hotel ma wielu gości przyjeżdżających na miejscu, recepcję działającą w ograniczonych godzinach albo potrzebę wydawania kart, płatności i potwierdzeń w lobby. | Gdy gość może uzupełnić dane i zapłacić przed przyjazdem, a dostęp do pokoju można przekazać kodem, aplikacją lub jasną instrukcją. |
| Największa zaleta | Daje fizyczny punkt obsługi w hotelu. Gość widzi, gdzie ma się zameldować, zapłacić i odebrać kartę lub instrukcję wejścia. | Skraca proces na miejscu, bo gość może wykonać większość czynności przed przyjazdem, bez podchodzenia do urządzenia w lobby. |
| Główne ograniczenie | Jeden kiosk może tworzyć kolejkę, wymaga miejsca, serwisu, zasilania, internetu i procedury awaryjnej przy problemie z urządzeniem. | Wymaga, żeby gość odebrał wiadomość, przeszedł formularz, zapłacił online i rozumiał instrukcję wejścia bez pomocy recepcji. |
| Płatności | Mogą odbywać się na miejscu przy terminalu w kiosku, ale wymagają integracji z operatorem płatności i powiązania transakcji z rezerwacją. | Najczęściej odbywają się przed przyjazdem przez link płatniczy, system rezerwacyjny lub panel gościa. |
| Dostęp do pokoju | Może wydawać kartę, drukować instrukcję, pokazywać kod albo przekazywać dane dostępowe po zakończeniu meldunku. | Dostęp jest zwykle wysyłany wcześniej: kodem PIN, linkiem, aplikacją, SMS-em, e-mailem albo instrukcją do skrzynki na klucze. |
| Dla kogo? | Dla hoteli, aparthoteli i większych obiektów, gdzie wielu gości przyjeżdża na miejsce i potrzebuje prostego punktu samoobsługi. | Dla małych hoteli, pensjonatów, apartamentów i obiektów, które chcą ograniczyć recepcję bez kupowania fizycznego urządzenia. |
Praktyczna zasada: kiosk hotelowy warto rozważyć, gdy gość ma coś zrobić fizycznie w obiekcie: zapłacić, odebrać kartę, potwierdzić dane albo przejść check-in po przyjeździe. Jeśli cały proces można wykonać przed przyjazdem, tańszy i prostszy może być self check-in online połączony z kodami do drzwi.
Co najbardziej podnosi koszt automatu hotelowego?
Koszt automatu hotelowego rośnie wtedy, gdy kiosk ma nie tylko wyświetlać formularz, ale realnie zastępować część pracy recepcji: pobierać płatność, łączyć się z PMS, wydawać kartę lub kod, obsługiwać różne scenariusze pobytu i działać bez pomocy pracownika na miejscu.
-
Integracja z PMS – im więcej danych kiosk ma pobierać z systemu hotelowego, tym większy koszt wdrożenia. Najdroższe są integracje indywidualne, testy na realnych rezerwacjach i automatyczne przypisywanie pokoju, płatności oraz danych gościa.
-
Wydawanie kart pokojowych – kiosk z modułem kodowania i wydawania kart jest droższy niż terminal pokazujący instrukcję lub kod. Trzeba sprawdzić zgodność z obecnymi zamkami, kartami, encoderem i systemem kontroli dostępu.
-
Płatności w kiosku – terminal płatniczy, konfiguracja operatora, powiązanie płatności z rezerwacją i automatyczne przejście do wydania karty lub kodu podnoszą koszt bardziej niż prosty link płatniczy wysyłany przed przyjazdem.
-
Skaner dokumentów, drukarka i dodatkowe moduły – każdy element sprzętowy zwiększa cenę urządzenia, montażu i serwisu. Dotyczy to skanera dokumentów, drukarki potwierdzeń, czytnika kart, kamery, podpisu elektronicznego i dodatkowych zabezpieczeń.
-
Obudowa i miejsce montażu – prosty tablet na stojaku będzie tańszy niż kiosk w trwałej obudowie komercyjnej. Koszt rośnie, gdy potrzebna jest zabudowa, oznakowanie, kotwienie, doprowadzenie zasilania, internetu albo dopasowanie do wystroju lobby.
-
Liczba języków i scenariuszy meldunku – dodatkowe języki, różne typy rezerwacji, pobyty przedpłacone, dopłaty na miejscu, faktury, zgody, regulaminy i nietypowe godziny przyjazdu wymagają dokładniejszej konfiguracji procesu.
-
Serwis, monitoring i wsparcie awaryjne – kiosk pracujący po godzinach recepcji wymaga szybszej reakcji serwisowej. Wyższy abonament może obejmować monitoring urządzenia, aktualizacje, zdalną pomoc, reakcję na awarie i wsparcie, gdy gość nie może zakończyć meldunku.
Do wyceny przygotuj: nazwę PMS, liczbę pokoi, typ zamków, sposób płatności, oczekiwany sposób wydawania kart lub kodów, potrzebne języki, miejsce ustawienia kiosku, godziny pracy recepcji i zakres wsparcia po uruchomieniu.
Przykładowy kosztorys: kiosk check-in dla hotelu 30–50 pokoi
Poniższy szacunek dotyczy hotelu 30–50 pokoi, który chce ustawić w lobby jeden kiosk check-in z płatnością, integracją z PMS i możliwością wydania karty pokojowej albo przekazania kodu dostępu. Zakładamy, że hotel ma już PMS, działający system zamków i przygotowane miejsce z zasilaniem oraz internetem.
Orientacyjny koszt wdrożenia: 70 000–140 000 zł netto
Do tego zwykle dochodzi abonament za oprogramowanie, serwis, monitoring, aktualizacje, integracje lub komunikację z gościem: 800–3000 zł netto miesięcznie, zależnie od zakresu obsługi.
| Pozycja kosztowa | Co obejmuje? | Szacowany koszt |
|---|---|---|
| Kiosk hotelowy | Urządzenie w obudowie komercyjnej, ekran dotykowy, komputer sterujący, stojak lub zabudowa, podstawowe zabezpieczenia i przygotowanie do pracy w lobby hotelowym. | 25 000–55 000 zł netto |
| Terminal płatniczy i konfiguracja płatności | Obsługa płatności kartą w kiosku, konfiguracja operatora płatności, powiązanie płatności z rezerwacją i przejście do dalszego kroku po opłaceniu pobytu. | 8000–20 000 zł netto |
| Moduł kart lub kodów | Kodowanie i wydawanie kart pokojowych albo przekazanie kodu dostępu po zakończeniu meldunku. Zakres zależy od obecnych zamków i systemu kontroli dostępu. | 10 000–30 000 zł netto |
| Integracja z PMS | Połączenie kiosku z rezerwacjami, statusem płatności, numerem pokoju, danymi gościa i informacjami potrzebnymi do automatycznego check-in. | 12 000–30 000 zł netto |
| Skaner, drukarka i moduły dodatkowe | Skaner dokumentów, drukarka potwierdzeń, czytnik kart, kamera, obsługa kilku języków, panel administracyjny lub raporty pracy urządzenia. | 5000–20 000 zł netto |
| Montaż, konfiguracja i testy | Dostawa, ustawienie kiosku, podłączenie, konfiguracja ekranów, testowe rezerwacje, sprawdzenie płatności, kart lub kodów oraz szkolenie obsługi. | 10 000–25 000 zł netto |
Szacunek nie obejmuje: zakupu nowego PMS, wymiany zamków w pokojach, dużych przeróbek elektrycznych i sieciowych, zabudowy meblowej lobby, prowizji operatora płatności, kosztu kart hotelowych, dodatkowych kiosków, serwisu 24/7, indywidualnych integracji z nietypowymi systemami oraz obsługi kilku obiektów z jednego panelu.
Kiedy kiosk hotelowy może nie spełnić oczekiwań?
Kiosk hotelowy może być poprawnie wdrożony technicznie, ale nadal nie spełnić oczekiwań, jeśli nie pasuje do sposobu pracy obiektu, profilu gości albo realnego procesu przyjazdu. Najczęściej problemem nie jest samo urządzenie, tylko źle dobrany zakres: brak integracji, zbyt długi meldunek, brak obsługi awarii albo ustawienie kiosku tam, gdzie goście i tak wolą użyć telefonu.
Goście nie korzystają z kiosku
Jeśli większość gości przyjeżdża z gotową rezerwacją, może zapłacić online i otrzymać kod przed przyjazdem, fizyczny kiosk w lobby może być używany rzadziej, niż zakładał hotel. W takim obiekcie lepszy efekt może dać self check-in online połączony z kodami do drzwi.
Check-in przy kiosku trwa zbyt długo
Kiosk nie powinien zmuszać gościa do przechodzenia wielu ekranów, przepisywania danych, szukania numeru rezerwacji i ponownego podawania informacji, które hotel już posiada. Przy większej liczbie przyjazdów jeden wolny kiosk może stworzyć kolejkę zamiast odciążyć recepcję.
Brakuje integracji z PMS, płatnościami lub zamkami
Kiosk traci sens, jeśli obsługa nadal musi ręcznie sprawdzać płatności, przypisywać pokoje, wydawać karty albo poprawiać dane w PMS. Wtedy urządzenie wygląda nowocześnie, ale nie usuwa pracy recepcji, tylko przenosi część problemów w inne miejsce.
Nie ma procedury awaryjnej
Problem z płatnością, kartą, kodem, internetem albo ekranem kiosku może wystąpić właśnie wtedy, gdy recepcja jest zamknięta. Jeśli hotel nie przewidzi telefonu alarmowego, zdalnego wsparcia, zapasowego sposobu wejścia i jasnej instrukcji dla gościa, kiosk może pogorszyć doświadczenie zamiast je uprościć.
Przed zakupem: warto sprawdzić, czy kiosk rozwiązuje konkretny problem obiektu: kolejki przy recepcji, przyjazdy po godzinach, płatności na miejscu, wydawanie kart lub ograniczenie pracy personelu. Jeśli proces można wygodnie przenieść do telefonu gościa, fizyczny automat może być droższym rozwiązaniem niż potrzebuje hotel.
Kalkulator kosztu kiosku samoobsługowego
Sprawdź orientacyjny koszt kiosku, ekranu dotykowego, obudowy, oprogramowania, płatności, konfiguracji, integracji, montażu i wdrożenia.
Otrzymasz oferty firm dopasowane do branży, miejsca instalacji, liczby urządzeń, sposobu obsługi klienta, wymaganych płatności, oprogramowania i zakresu integracji.
Otrzymaj bezpłatną wycenęJak przygotować dane do wyceny kiosku hotelowego?
Do wyceny kiosku hotelowego trzeba opisać nie tylko liczbę pokoi, ale cały proces przyjazdu gościa: rezerwację, płatność, meldunek, wydanie karty lub kodu, integrację z PMS i obsługę sytuacji awaryjnych. Im dokładniejsze dane, tym łatwiej porównać oferty na samo urządzenie, wdrożenie i późniejszy abonament.
-
Typ i skala obiektu – podaj, czy chodzi o hotel, aparthotel, pensjonat, hostel, obiekt sezonowy czy sieć obiektów oraz ile pokoi, apartamentów i lokalizacji ma obsługiwać kiosk.
-
Obecny PMS i system rezerwacji – napisz, z jakiego PMS, channel managera lub systemu rezerwacyjnego korzysta obiekt i czy kiosk ma automatycznie pobierać rezerwacje, status płatności, dane gościa i numer pokoju.
-
Zamki, karty i kody dostępu – określ, czy hotel używa kart, zwykłych kluczy, kodów PIN, zamków elektronicznych, aplikacji mobilnej lub skrzynek na klucze oraz czy kiosk ma wydawać kartę, generować kod czy tylko pokazywać instrukcję.
-
Zakres samoobsługi gościa – zaznacz, czy kiosk ma tylko potwierdzać rezerwację, czy również pobierać dane, obsługiwać płatność, wydawać kartę lub kod, drukować potwierdzenie, pokazywać instrukcje i przekazywać informacje o pobycie.
-
Płatności – podaj, czy gość ma płacić w kiosku kartą, wcześniej przez link płatniczy, przez system rezerwacyjny, szybkim przelewem albo u operatora zewnętrznego oraz czy płatność ma blokować wydanie karty lub kodu.
-
Moduły dodatkowe – określ, czy potrzebny jest skaner dokumentów, drukarka, czytnik kart, kamera, podpis elektroniczny, obsługa wielu języków, panel administracyjny, raporty pracy urządzenia lub integracja z systemem kontroli dostępu.
-
Miejsce ustawienia kiosku – opisz, gdzie kiosk ma stać: lobby, wejście, korytarz, strefa recepcji, przedsionek lub osobna strefa samoobsługi. Warto dodać zdjęcia miejsca, informację o zasilaniu, internecie, powierzchni i widoczności urządzenia.
-
Godziny pracy recepcji i obciążenie przyjazdami – napisz, czy kiosk ma działać tylko po godzinach recepcji, przez całą dobę, w szczytach przyjazdów czy jako stałe zastępstwo recepcji. Podaj, ile zameldowań dziennie lub tygodniowo ma obsługiwać.
-
Procedury awaryjne i serwis – określ, kto ma pomóc gościowi, gdy kiosk nie działa, płatność nie przejdzie, karta się nie wyda, kod nie otworzy drzwi albo gość nie może zakończyć meldunku poza godzinami pracy recepcji.
Najlepsze zapytanie ofertowe powinno zawierać: liczbę pokoi, nazwę PMS, obecny system zamków, oczekiwany sposób płatności, zakres wydawania kart lub kodów, miejsce ustawienia kiosku, potrzebne moduły, języki, godziny pracy recepcji i wymagany poziom wsparcia awaryjnego.