W większości przypadków automat vendingowy nie wymaga osobnego pozwolenia budowlanego ani zgłoszenia działalności gospodarczej, jeśli jest prowadzony przez zarejestrowaną firmę. Jednak lokalizacja automatu może podlegać dodatkowym regulacjom – np. w szkołach obowiązują przepisy dotyczące sprzedaży żywności dzieciom i młodzieży.
W przypadku automatów z alkoholem konieczne jest posiadanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowychwydawanego przez urząd gminy – i dotyczy ono konkretnego punktu sprzedaży. Tego typu automaty są objęte szczególnym nadzorem i w praktyce niemal nie występują w przestrzeni publicznej.

Jeśli sprzedaż prowadzona jest przez firmę bezpośrednio do konsumenta, urządzenie traktowane jest jako punkt sprzedaży detalicznej. W większości przypadków wymagana jest kasa fiskalna.

Wyjątki obejmują m.in. sytuacje, w których:

– sprzedaż trafia do innych firm (B2B z dokumentem),
– prowadzona jest ewidencja i nie przekroczono limitów rocznych,
– automat działa na zasadzie pośrednictwa przez operatora z pełną fakturą.

Od 2024 r. zmieniły się interpretacje dotyczące kas online – część automatów musi być wyposażona w kasę fiskalną online z funkcją zdalnego raportowania do KAS. Operatorzy vendingowi powinni skonsultować obowiązek fiskalizacji ze swoim biurem rachunkowym lub lokalnym urzędem skarbowym.

Większość produktów sprzedawanych w automatach podlega stawce podstawowej 23%, ale w przypadku żywności czy napojów mogą obowiązywać inne stawki (np. 5% dla wybranych artykułów spożywczych).
W modelu ryczałtowym przychód z automatu może być rozliczany według stawki 3% lub 8,5%, w zależności od typu towaru. Uproszczony ryczałt dotyczy głównie małych operatorów lub jednoosobowych działalności gospodarczych.

Automaty vendingowe są narażone na uszkodzenia mechaniczne, kradzież gotówki lub towaru, a także celowe sabotaże (np. blokowanie wrzutnika).

Najczęstsze elementy zabezpieczające to:

– podwójne zamki mechaniczne z osłoną stalową,
– czujnik otwarcia drzwi,
– czujnik wstrząsu lub sabotażu,
– system zdalnego powiadamiania o awarii lub otwarciu,
– brak dostępu do kasety z pieniędzmi bez klucza głównego i kodu serwisowego.

Niektóre automaty mają również szybę odporną na uderzenia (np. hartowaną lub z powłoką antywłamaniową), a modele zewnętrzne wyposażane są w wzmocnioną konstrukcję o wyższej klasie odporności.

Pytanie „jak oszukać automat vendingowy” pojawia się regularnie, ale większość nowoczesnych urządzeń ma zabezpieczenia uniemożliwiające manipulację.

Systemy wykrywają:

– próbę wyłudzenia towaru bez płatności,
– blokowanie spirali,
– otwarcie klapki bez odbioru towaru,
– użycie fałszywych monet.

Dzięki sensorom upadku i logom zdarzeń operatorzy mogą sprawdzić, czy doszło do podejrzanych działań i odtworzyć przebieg zdarzenia.