Wybierając program hotelowy, prędzej czy później trzeba podjąć decyzję, czy kupić go na licencji wieczystej, czy korzystać w modelu subskrypcyjnym. To nie tylko kwestia ceny, ale zupełnie inny sposób działania i obsługi systemu.

Licencja wieczysta oznacza jednorazowy zakup programu, który instaluje się lokalnie na komputerze w recepcji lub serwerze hotelowym. W tej opcji właściciel staje się posiadaczem danej wersji systemu – bez limitu czasu, ale również bez gwarancji dalszego rozwoju. Producent często oferuje płatne aktualizacje lub roczny pakiet wsparcia technicznego, ale po jego wygaśnięciu korzystasz z oprogramowania w stanie, w jakim zostało zakupione. Jeśli nie wykupisz nowej wersji, nie masz dostępu do aktualnych funkcji, poprawek bezpieczeństwa ani nowszych integracji (np. z nowymi bramkami płatności czy OTA).

Z kolei subskrypcja to comiesięczna lub coroczna opłata za dostęp do systemu – najczęściej działającego w chmurze, przez przeglądarkę internetową. W ramach tej opłaty zwykle zawarte są aktualizacje, wsparcie techniczne, kopie zapasowe, a często także integracje z zewnętrznymi systemami jak channel manager czy systemy płatności online. Model subskrypcyjny pozwala korzystać zawsze z najnowszej wersji systemu – bez konieczności kupowania kolejnych aktualizacji. Ale uwaga: po zakończeniu płatności dostęp do systemu zostaje zablokowany. W praktyce oznacza to, że nie masz wglądu do danych, rezerwacji czy historii, jeśli nie wykonasz wcześniej eksportu.

Warto zatem zrozumieć, że subskrypcja to dzierżawa z pełnym serwisem, a licencja to zakup, ale z ograniczonym wsparciem w czasie. Ten wybór wpływa nie tylko na budżet, ale też na bezpieczeństwo działania hotelu, ciągłość obsługi gości i łatwość integracji z systemami zewnętrznymi.

Na pierwszy rzut oka subskrypcje programów hotelowych wydają się bardziej opłacalne – często można je uruchomić za kilkadziesiąt lub kilkaset złotych miesięcznie, bez konieczności inwestowania kilku tysięcy na starcie. Dla wielu małych obiektów to ogromna zaleta. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy spojrzymy na koszty w perspektywie 3–5 lat. W takim ujęciu subskrypcja może się okazać znacznie droższa niż jednorazowy zakup programu na licencji.

Dla przykładu: KWHotel w wersji Pro, dostępny w modelu subskrypcyjnym, przy obiekcie do 20 pokoi, to koszt około 140–160 zł miesięcznie (czyli ok. 1 800–2 000 zł rocznie). W pięcioletniej perspektywie oznacza to koszt ponad 9 000 zł, nie licząc dodatkowych modułów, np. channel managera, który może generować osobną subskrypcję lub prowizję.

Z kolei Chart Hotel oferuje licencję wieczystą – dla 30 pokoi to koszt jednorazowy rzędu 2 390 zł netto. Brzmi tanio, ale tylko pozornie. Do tej kwoty dochodzą dodatkowe opłaty: za aktualizacje (np. co roku lub co kilka lat), za kopie zapasowe (zwykle osobno), za channel manager (osobny system), za możliwość integracji z systemami płatności online lub dostęp przez internet. W rezultacie, realne koszty w ciągu pięciu lat mogą wzrosnąć nawet do 5 000–6 000 zł, przy jednoczesnym ryzyku, że niektóre funkcje będą przestarzałe lub niedostępne bez zakupu nowych wersji.

Wnioski? Licencja to niższy koszt początkowy, ale potencjalnie bardziej kosztowna konserwacja i rozbudowa. Subskrypcja natomiast to ciągły wydatek, ale mniejszy ból głowy pod kątem zgodności z rynkiem, aktualizacji i wsparcia. Ukryte koszty mogą pojawić się w obu modelach – tylko w innych miejscach. Wybór nie powinien więc bazować wyłącznie na cenie startowej, lecz na realnych potrzebach, liczbie pokoi i długości planowanego użytkowania systemu.

Wybór między lokalną instalacją programu hotelowego a systemem działającym w modelu chmurowym (SaaS)powinien być uzależniony nie tylko od preferencji, ale przede wszystkim od realnych warunków technicznych danego obiektu. Rozwiązania chmurowe zyskują dziś przewagę dzięki temu, że zapewniają stały dostęp do systemu z dowolnego urządzenia – komputera, tabletu czy telefonu – o ile jest połączenie z internetem. Nie trzeba kupować serwera, martwić się o backupy, zabezpieczenia, ani aktualizacje – wszystko obsługuje dostawca.

To bardzo wygodne i znacznie bezpieczniejsze dla większości hoteli, ponieważ dane są przechowywane na zewnętrznych serwerach z redundancją i systemami awaryjnymi. W przypadku awarii komputera w recepcji, można się zalogować z innego urządzenia i kontynuować pracę. Taki model chroni też przed utratą danych w przypadku kradzieży sprzętu czy zalania.

Z drugiej strony, w obiektach położonych poza zasięgiem stabilnego internetu, jak np. gospodarstwa agroturystyczne, schroniska górskie czy niektóre pensjonaty, lokalna instalacja może być bezpieczniejszym wyborem. Działa niezależnie od internetu, więc nie grozi jej przerwa w pracy w przypadku braku zasięgu. Wystarczy jednak awaria komputera lub uszkodzenie dysku twardego, by – bez własnych kopii zapasowych – utracić wszystkie dane rezerwacyjne.

Warto też pamiętać, że niektóre lokalne programy nie są już rozwijane, co oznacza ryzyko narastającej niezgodności z nowymi systemami operacyjnymi, urządzeniami lub wymogami prawnymi (np. JPK, e-faktury). Dlatego dla większości miejskich obiektów chmura jest dziś bezpieczniejszym i bardziej elastycznym wyborem. Lokalna instalacja może mieć sens jedynie wtedy, gdy nie ma fizycznej możliwości pracy online, a właściciel zapewni ręczne kopie zapasowe i serwis techniczny.

Decyzja o wyborze programu hotelowego z licencją wieczystą często wynika z chęci ograniczenia kosztów. Jednorazowa opłata za system – często niższa niż roczna subskrypcja rozbudowanego PMS – może wydawać się korzystna, szczególnie dla małych pensjonatów i rodzinnych hoteli. Problem pojawia się jednak po kilku miesiącach lub latach, gdy okazuje się, że oszczędności były pozorne.

Jednym z najczęstszych błędów jest nieuwzględnienie kosztów aktualizacji systemu, które są dodatkowo płatne lub wręcz niedostępne dla starszych wersji. W praktyce oznacza to brak wsparcia technicznego, niedostosowanie do nowych przepisów (np. zmiany w fakturowaniu, wymogi JPK) albo niemożliwość pracy z nowymi systemami operacyjnymi. Z biegiem czasu, lokalny program może po prostu przestać działać poprawnie.

Kolejnym pułapką są braki w integracji z OTA (np. Booking.com) lub z nowymi bramkami płatności. Systemy na licencji, jeśli nie mają aktywnych aktualizacji, nie synchronizują się automatycznie z platformami rezerwacyjnymi ani z nowszymi wersjami serwisów płatniczych. To oznacza więcej pracy ręcznej, ryzyko podwójnych rezerwacji i brak funkcji, które w subskrypcyjnych PMS-ach są standardem.

Przykład z praktyki: obiekt kupuje tani program z licencją (np. Chart Hotel), po roku potrzebuje integracji z Booking i PayU, ale okazuje się, że trzeba dokupić moduły za kilka tysięcy złotych. Dodatkowo system nie obsługuje nowych rodzajów e-faktur i nie współpracuje z innymi urządzeniami poza starym komputerem w recepcji. W efekcie właściciel i tak musi szukać alternatywy – płacąc ponownie, tym razem już za nowoczesny system w chmurze.

Tego typu błędy zdarzają się najczęściej, gdy wybór programu opiera się wyłącznie na cenie początkowej, bez analizy tego, jak system będzie działać w codziennej pracy przez kolejne lata. Wówczas licencja, która miała być oszczędnością, staje się kosztownym błędem inwestycyjnym.

W 2025 roku systemy subskrypcyjne (SaaS) zdecydowanie zyskują na znaczeniu – są stale rozwijane, dostępne z poziomu przeglądarki i telefonu, a wdrożenie zajmuje często mniej niż jeden dzień. To opcja dla obiektów, które chcą działać szybko, mieć bieżące aktualizacje, dostęp do integracji z OTA i płatnościami online, oraz nie martwić się o serwery czy kopie zapasowe. Z kolei licencja może mieć sens wyłącznie w warunkach bardzo konkretnego profilu działalności – tam, gdzie brak internetu, obiekt jest sezonowy, a obsługa preferuje stały, niezmienny system offline bez zależności od zewnętrznych serwerów.

Podsumowując – największy błąd w 2025 roku to wybór systemu na podstawie ceny startowej, a nie rzeczywistych potrzeb operacyjnych i dostępnych zasobów technicznych. Jeśli obiekt korzysta z OTA, potrzebuje e-faktur i automatyzacji – licencja będzie przeszkodą. Jeśli natomiast działa offline i chce raz wdrożyć system bez dalszych opłat, lokalna wersja może być uzasadniona. W każdym przypadku warto przetestować kilka programów i sprawdzić, ile kosztuje realne użytkowanie przez 3–5 lat, a nie tylko przez pierwszy miesiąc.