Modele rozliczania za programy hotelowe bywają bardzo różne, a ich zrozumienie to pierwszy krok do uniknięcia przepłacenia. Najczęściej spotykane są trzy schematy: abonament miesięczny, jednorazowa opłata za licencję lub prowizja od wartości rezerwacji. Abonament może być stały (np. 89 zł netto miesięcznie) albo zależny od liczby pokoi, użytkowników lub funkcji. Opłata licencyjna bywa atrakcyjna w krótkim okresie – płacisz raz, używasz latami – ale zwykle oznacza brak aktualizacji i konieczność dopłat za każdy element rozszerzenia. Z kolei prowizje (np. 2–3% od rezerwacji) kuszą niskim progiem wejścia, ale im lepiej działa obiekt, tym więcej płacisz – często bez realnego wpływu na jakość obsługi.

Typowym błędem jest wybór najtańszego abonamentu w nadziei, że „na początek wystarczy”, a po miesiącu okazuje się, że brakuje dostępu do faktur, integracji z Booking.com, albo nie można ustawić więcej niż kilku pokoi. Dostawcy rzadko jasno pokazują różnice między pakietami – a użytkownik dowiaduje się o ograniczeniach dopiero wtedy, gdy coś przestaje działać. Dlatego pierwszym krokiem powinno być nie „ile kosztuje system”, ale jak dokładnie ten koszt się rozkłada – i co się stanie, jeśli obiekt urośnie, zmieni liczbę pokoi albo zacznie przyjmować rezerwacje przez inne kanały.

Na rynku dostępne są zarówno bardzo proste systemy do obsługi kilku pokoi, jak i rozbudowane rozwiązania dla większych obiektów czy sieci. Ceny programów hotelowych w Polsce zaczynają się od około 50–100 zł miesięcznie za wersje podstawowe, które zawierają kalendarz rezerwacji i możliwość wystawiania faktur. Systemy klasy średniej – z synchronizacją OTA, automatycznymi wiadomościami, raportami i kilkoma użytkownikami – to koszt rzędu 150–400 zł miesięcznie. W przypadku obiektów z kilkunastoma pokojami lub integracją z dodatkowymi systemami (np. bramki płatności, POS, zamki) ceny często przekraczają 600 zł miesięcznie. Z kolei oprogramowanie dla sieci hoteli, z wieloma lokalizacjami i centralnym zarządzaniem, potrafi kosztować od 1000 zł w górę – nie licząc wdrożenia.

Pułapka pojawia się wtedy, gdy cena bazowa dotyczy tylko „gołego” systemu – bez fakturowania, synchronizacji z OTA ani raportów. W wielu przypadkach kluczowe funkcje, których realnie potrzebuje obiekt, okazują się płatnymi dodatkami: eksport danych, zmiany szablonów wiadomości, obsługa płatności online. W efekcie program, który miał kosztować 99 zł miesięcznie, szybko zaczyna generować rachunki czterokrotnie wyższe. Dlatego warto porównać nie tylko podstawową cenę, ale i realną konfigurację, która pokrywa wszystkie codzienne potrzeby. Cena „za system” to często dopiero początek.

Wiele systemów reklamuje się niską ceną miesięczną lub hasłem „od 0 zł”, ale po uruchomieniu okazuje się, że za większość istotnych funkcji trzeba dopłacić. Do najczęstszych ukrytych kosztów programów hotelowych należą opłaty aktywacyjne, koszt konfiguracji systemu, wdrożenia integracji z OTA, personalizacji szablonów, dodania kolejnych kont użytkowników lub stanowisk recepcyjnych. Często płatne są także wiadomości SMS wysyłane do gości, automatyczne przypomnienia o płatności, tworzenie kopii zapasowych czy eksport danych do pliku.

Niektóre systemy stosują tzw. model modułowy – w którym wszystko poza kalendarzem rezerwacji i podstawowym podglądem obiektu wymaga osobnego wykupienia. Dla właściciela obiektu oznacza to, że nawet jeśli początkowa cena wynosi 89 zł miesięcznie, po dodaniu kilku funkcji realnie potrzebnych do pracy, abonament rośnie do 300 zł lub więcej. Problemem bywa też brak przejrzystego cennika – wiele firm wycenia rozszerzenia „indywidualnie”, co uniemożliwia rzeczywiste porównanie ofert między dostawcami. Jeśli dopiero po rozpoczęciu pracy okazuje się, że trzeba zapłacić za coś, co miało być oczywiste, system przestaje być narzędziem – a staje się stałym źródłem niepewności i dopłat.

Jednym z najczęstszych błędów jest wybór zbyt rozbudowanego systemu w stosunku do rzeczywistych potrzeb obiektu. Właściciele pensjonatów i apartamentów często dają się przekonać do drogich pakietów z funkcjami, które nigdy nie zostaną wykorzystane – jak obsługa SPA, wielojęzyczne moduły lojalnościowe czy centralne zarządzanie wieloma obiektami. Inny błąd to ignorowanie kosztów skalowania – system, który dobrze działa dla 5 pokoi, po rozszerzeniu obiektu do 10 pokoi może wymagać przejścia na zupełnie inny plan cenowy lub nowy system, co oznacza podwójne wdrożenie i migrację danych.

Warto też uważać na sytuacje, w których dostawca systemu ogranicza możliwość integracji z zewnętrznymi narzędziami, zmuszając użytkownika do korzystania z jego własnych – często droższych – rozwiązań. Przykładowo: channel manager, który działa tylko w wersji „Pro”, albo bramka płatności, do której obowiązuje osobna opłata transakcyjna. Takie zależności techniczne nie zawsze są czytelne w cenniku, a późniejsze wyjście z systemu wiąże się z dodatkowymi kosztami lub koniecznością ponownego przeszkolenia pracowników. Zamiast więc pytać „czy to się opłaca?”, lepiej od razu sprawdzić, ile zapłacę w ciągu najbliższych 12 miesięcy i co się stanie, jeśli zmienię skalę działalności.

Zamiast analizować kilkanaście ofert i dziesiątki funkcji, najprostszy sposób to zestawić realny koszt użytkowania programu hotelowego w ciągu roku, uwzględniając wszystkie podstawowe potrzeby: liczbę pokoi, integrację z OTA, wystawianie faktur, komunikację z gościem i raportowanie. To oznacza w praktyce: abonament (lub opłatę jednorazową), koszt wdrożenia, ewentualne prowizje od rezerwacji i płatności, oraz opłaty za SMS-y i inne dodatki.

Warto wybierać systemy, które oferują przejrzyste cenniki i pozwalają przetestować pełną wersję bez opłat – choćby przez 14 dni. Dobrym znakiem jest, gdy dostawca przedstawia na stronie konkretne kwoty, a nie tylko „indywidualne oferty” – to zwykle oznacza mniejszą skłonność do ukrywania kosztów. Lepiej też unikać sytuacji, gdzie jeden dostawca zapewnia zarówno PMS, channel managera i bramkę płatności – bo trudno wtedy porównać ceny i zrezygnować z części usług bez utraty funkcjonalności.

Najwięcej zyskują ci, którzy najpierw dokładnie wiedzą, czego potrzebują, a dopiero później wybierają system – a nie odwrotnie. Przez nieuwagę można płacić 200 zł miesięcznie więcej za funkcje, których nikt nie używa. Lepiej więc zbudować prosty arkusz i zapisać: co jest niezbędne, co opcjonalne, co może poczekać. To najlepszy filtr na marketingowe „wszystko w jednym”, które szybko staje się „wszystko na raty”.

Na etapie wyboru warto postawić na wersje testowe – ale nie po to, by „kliknąć i zapomnieć”, tylko by sprawdzić rzeczywiste dopasowanie do codziennej pracy. Czy grafik rezerwacji działa płynnie? Czy wystawianie faktury zajmuje 10 sekund czy minutę? Czy integracja z Booking.com naprawdę działa od ręki, czy wymaga dodatkowej konfiguracji? Najlepsze systemy dla małych i średnich obiektów w Polsce to dziś: KWHotel, NFHotel, OtelMS i Chart Hotel – każdy z nich ma inny model cenowy i inne ograniczenia, ale wszystkie są realnie dostępne, po polsku, z lokalnym wsparciem.

Nie trzeba od razu podpisywać umowy na rok – dobry dostawca nie naciska i daje możliwość oceny funkcji w praktyce. Warto też upewnić się, czy system pozwala łatwo wyeksportować dane – na wypadek zmiany w przyszłości. W dłuższej perspektywie najlepiej wypadają programy, które rozwijają się wraz z obiektem – bez przymusowej migracji czy kosztownych aktualizacji. To właśnie one najczęściej zostają w pensjonatach i małych hotelach na lata.