Kontener gastronomiczny może być traktowany jako tymczasowy obiekt budowlany lub jako pełnoprawny obiekt budowlany – w zależności od sposobu posadowienia, czasu użytkowania oraz stopnia trwałego połączenia z gruntem. Od tego zależą obowiązki inwestora: zgłoszenie, pozwolenie na budowę, wymagania techniczne i dopuszczalny czas użytkowania. Różnice są istotne szczególnie przy kontenerach sezonowych i całorocznych.

W przypadku kontenerów gastronomicznych procedura formalna zależy od czasu użytkowania, stopnia związania z gruntem, podłączeń do instalacji oraz skali ingerencji w teren. W wielu sytuacjach wystarcza zgłoszenie, jednak kontener całoroczny lub mocno zintegrowany z mediami najczęściej wymaga już pełnego pozwolenia na budowę.

Kontener gastronomiczny można ustawić w różnych lokalizacjach, ale każda z nich wiąże się z innymi zasadami formalnymi. Zależą one od własności gruntu, przeznaczenia działki oraz charakteru działalności. W niektórych miejscach wystarczy zgłoszenie, w innych konieczne są dodatkowe zgody zarządcy terenu lub pozwolenie na budowę.

Lokalizacja kontenera gastronomicznego musi spełniać podstawowe wymogi bezpieczeństwa pożarowego, dostępu dla pojazdów oraz odległości od granic działki i sąsiadów. Są to kryteria, które urzędnicy weryfikują najczęściej przy zgłoszeniu lub pozwoleniu na budowę – a ich niespełnienie jest jedną z głównych przyczyn odmowy lub konieczności wprowadzenia poprawek.

Aby kontener gastronomiczny mógł legalnie działać, musi mieć zapewnione zasilanie elektryczne, wodę, kanalizację oraz odpowiednią wentylację kuchenną. W wielu przypadkach wymagane są też warunki przyłączeniowe od gestorów sieci i zgody na podłączenie. Kontener ustawiony bez dostępu do sieci („na dziko”) podlega ograniczeniom i często nie może być dopuszczony przez Sanepid do prowadzenia stałej gastronomii.

MPZP określa, co można postawić na danym terenie i do jakich celów wolno go wykorzystywać. W przypadku kontenerów gastronomicznych kluczowe są zapisy dotyczące funkcji działki, rodzajów dopuszczonej zabudowy oraz zakazów lokalnych. Jeśli MPZP nie przewiduje usług, gastronomii lub obiektów tymczasowych — kontenera gastronomicznego nie da się legalnie ustawić bez zmiany przeznaczenia lub uzyskania decyzji o warunkach zabudowy (WZ).

Oprócz zgłoszenia lub pozwolenia na ustawienie kontenera gastronomicznego, inwestor musi pamiętać o szeregu dodatkowych formalności, które wynikają z lokalizacji i sposobu prowadzenia działalności. Dotyczą one m.in. reklam i szyldów, ogródka gastronomicznego, zapewnienia WC oraz gospodarki odpadami. Wiele z nich generuje koszty, których inwestorzy często nie przewidują.

Legalne uruchomienie kontenera gastronomicznego to nie tylko zakup samego obiektu, ale cała sekwencja działań: od wyboru działki, analizy MPZP, uzyskania warunków przyłączeniowych, przez zgłoszenie lub pozwolenie na budowę, aż po odbiory instalacji i zatwierdzenie lokalu przez Sanepid. Poniżej prosty schemat, który pokazuje, jak wygląda ten proces w typowej inwestycji.