Darmowe programy hotelowe to najczęściej uproszczone wersje większych systemów, oferowane bez opłat dla małych obiektów lub w formie wersji „freemium”. Pozwalają na podstawowe operacje: wprowadzenie rezerwacji, przypisanie pokoju, wygenerowanie dokumentu sprzedaży, prowadzenie prostej bazy gości. Ich największą zaletą jest to, że można z nich skorzystać natychmiast – bez podpisywania umowy, bez abonamentu, często nawet bez rejestracji karty płatniczej. Dla właściciela pensjonatu, hostelu czy małego hotelu to sposób na szybki start, bez inwestycji w oprogramowanie, którego jeszcze nie zna.

Problem zaczyna się wtedy, gdy taki program ma służyć nie przez tydzień testów, ale w realnej pracy recepcji. Wersje darmowe bardzo często pozbawione są wielu kluczowych funkcji – takich, których braku nie widać od razu. Brakuje integracji z OTA, nie można założyć kilku kont dla pracowników, nie ma automatycznych przypomnień, system nie obsługuje elastycznych stawek. Pojawia się też ograniczenie liczby pokoi, ilości rezerwacji lub dostępnych dni w kalendarzu. Coś, co na początku wyglądało jak idealne rozwiązanie „na start”, po kilku tygodniach zaczyna zatykać obsługę i wymaga coraz więcej obchodzenia – a z czasem okazuje się nie do utrzymania.

Na początku wszystko działa poprawnie – program przyjmuje rezerwacje, pokazuje dostępność pokoi, pozwala wystawić prostą fakturę. Właściciel małego hotelu czuje, że podjął dobrą decyzję: nic nie kosztuje, a jednak da się na tym pracować. Ale w miarę jak obłożenie rośnie i pojawiają się niestandardowe sytuacje, wychodzą ograniczenia, które w folderze z funkcjami były drobnym dopiskiem – a w codziennej pracy okazują się blokadą.

Wersje darmowe zazwyczaj mają limity: maksymalna liczba pokoi (np. 10), maksymalna liczba rezerwacji miesięcznie, brak możliwości pracy na kilku kontach użytkowników. Często nie ma też podstawowych funkcji takich jak: przypomnienia o płatnościach, elastyczne modyfikowanie rezerwacji, zmiana daty pobytu, obsługa kilku języków, czy możliwość ustawienia własnych stawek sezonowych. Co gorsza, integracja z Booking.com, channel managerem, czy systemem płatności online jest dostępna dopiero po przejściu na płatny plan – i to zazwyczaj w najdroższej wersji.

Wtedy zaczyna się etap „kombinowania”: recepcja prowadzi część operacji w programie, część w Excelu, a jeszcze inne – na kartce. Dane są rozproszone, błędy się mnożą, a w szczycie sezonu brakuje czasu na korekty. Program, który miał być wsparciem, staje się źródłem frustracji. Najgorsze jest to, że hotel już się od niego uzależnił – i zmiana systemu w gorącym okresie staje się bardzo trudna.

W przypadku darmowych programów hotelowych wsparcie techniczne to rzadkość. Producent zazwyczaj zastrzega w regulaminie, że nie świadczy pomocy w ramach darmowej wersji lub ogranicza ją do podstawowych artykułów w centrum pomocy. Dla początkującego hotelarza to może wydawać się w porządku – do czasu pierwszego problemu.

W praktyce wystarczy jedna awaria – system nie zapisuje rezerwacji, nie drukuje dokumentów, zawiesza się w trakcie meldunku – i nagle recepcja zostaje całkowicie bezradna. Nie ma infolinii, nie ma chatu, nie ma człowieka, który przejąłby zgłoszenie i rozwiązał problem. W niektórych przypadkach jedyną „pomocą” są wątki na forach użytkowników lub odpowiedź e-mailowa po kilku dniach – często w formie kopiuj-wklej z dokumentacji.

W gorącym sezonie każda godzina przestoju oznacza chaos: goście czekają, recepcjonista próbuje ręcznie wystawiać dokumenty, a lista dostępnych pokoi staje się nieaktualna. Nawet jeśli później program wraca do działania, dane mogą być niekompletne lub niespójne. To kosztuje więcej niż jakikolwiek abonament. Darmowy system bez pomocy technicznej działa tylko dopóki wszystko idzie zgodnie z planem – a w hotelarstwie to rzadkość.

Program hotelowy przetwarza dane wrażliwe: imiona, nazwiska, adresy, numery dokumentów, dane płatności, historia pobytów. Nawet mały obiekt musi mieć świadomość, że te informacje podlegają ochronie – nie tylko z punktu widzenia przepisów, ale też reputacji. Profesjonalne systemy oferują szyfrowanie, automatyczne backupy i przejrzyste zasady przetwarzania danych. W darmowych programach te elementy są często pomijane lub zapisane niejasno.

W wielu przypadkach użytkownik nie ma pojęcia, gdzie fizycznie znajdują się dane gości, kto ma do nich dostęp i czy można je bezpiecznie odzyskać w razie awarii. Często brakuje nawet opcji eksportu – dane są przechowywane „w chmurze”, ale bez możliwości lokalnego pobrania kopii zapasowej. Jeśli serwer przestanie działać albo projekt zostanie porzucony, hotel traci całą swoją bazę. A dostawca – ponieważ działa „bez zobowiązań” – nie ponosi żadnej odpowiedzialności.

Niektóre darmowe systemy nie posiadają polityki prywatności zgodnej z RODO lub zawierają zapisy, które pozwalają im wykorzystywać dane użytkowników w celach statystycznych czy marketingowych. Mały hotel może nie mieć na to wpływu, dopóki wszystko działa – ale gdy coś pójdzie nie tak, brak transparentności i kontroli nad danymi staje się realnym zagrożeniem. W branży, w której zaufanie i dyskrecja mają ogromne znaczenie, to ryzyko, na które nie warto się wystawiać.

Wielu właścicieli obiektów zaczyna od darmowego programu z założeniem: „Jak się rozkręcimy, to wtedy przejdziemy na coś lepszego.” To pozornie rozsądna strategia – obniża koszty na starcie i pozwala „przetestować potrzeby”. Jednak rzadko uwzględnia rzeczywisty koszt przejścia. Migracja danych, szkolenie personelu, konfiguracja nowego systemu, okres przejściowy – to wszystko wymaga czasu, pieniędzy i często… nerwów.

Największy problem to brak możliwości eksportu danych z darmowego systemu w formacie czytelnym dla nowego programu. Albo dane da się pobrać tylko częściowo – np. bez historii meldunków, usług dodatkowych, notatek recepcyjnych. Trzeba więc zacząć od zera: ręcznie przenosić bazę gości, tworzyć nowy cennik, ustawiać statusy pokoi. Co gorsza, jeśli hotel wdraża nowy system w sezonie, ryzyko błędów przy meldunkach, rozliczeniach czy dostępności jest bardzo wysokie.

Do tego dochodzi konieczność przeszkolenia pracowników – którzy nauczyli się pracy „na skróty” w starym systemie – i teraz muszą porzucić swoje nawyki. Czasem przez kilka tygodni trzeba działać w dwóch systemach jednocześnie, żeby zabezpieczyć dane i sprawdzać zgodność. W efekcie to, co miało być „darmowe na start”, staje się kosztownym przeskokiem – często bardziej uciążliwym niż od razu wdrożenie prostego, płatnego, ale skalowalnego programu.

Darmowy program może być dobrym narzędziem na początek – do nauki, testów, sprawdzenia, jak wygląda praca z systemem. Może pomóc w startującym pensjonacie, przy niskim obłożeniu, gdy wszystko jest jeszcze dość przewidywalne. Problem zaczyna się wtedy, gdy darmowy system zostaje zbyt długo – i staje się fundamentem codziennej pracy, mimo że nigdy nie był do tego przeznaczony.

Jeśli zastanawiasz się nad darmowym programem, sprawdź:

– Czy działa płynnie przy pełnym obłożeniu – czy tylko wygląda dobrze w testowym kalendarzu?
– Czy da się wyeksportować dane gości, rezerwacji i płatności – czy jesteś na zawsze przywiązany do tego narzędzia?
– Czy system był aktualizowany w ostatnich 12 miesiącach – czy to porzucony projekt bez wsparcia?
– Czy istnieje jakakolwiek forma kontaktu technicznego – nawet w ograniczonym zakresie?
– Czy znasz obiekt podobny do twojego, który faktycznie korzysta z tego systemu przez cały sezon – i nadal go poleca?

Jeśli nie masz jasnych odpowiedzi, potraktuj darmowy program jako narzędzie tymczasowe. Praca recepcji to zbyt odpowiedzialny obszar, żeby opierać ją na systemie, którego nie możesz ani kontrolować, ani rozliczyć, gdy zawiedzie.