Podstawą wdrożenia aromamarketingu są profesjonalne dyfuzory zapachowe. Najprostsze urządzenia przenośne kosztują od 500 do 1 500 zł netto i sprawdzają się w małych lokalach usługowych. W średnich obiektach, takich jak restauracje czy spa, stosuje się dyfuzory średniej klasy w cenie 2 000–6 000 zł netto, a w hotelach i biurowcach dominują systemy podłączane do instalacji wentylacyjnej (HVAC), których cena instalacji zaczyna się od 8 000 zł i sięga nawet 15 000 zł netto. Do tego dochodzą koszty eksploatacyjne – wkłady zapachowe zużywane cyklicznie, których miesięczny koszt wynosi od 100–300 zł w małych obiektach do 500–2 000 zł w dużych przestrzeniach.

Na końcowy budżet wpływają dodatki systemowe: sterowniki i timery (0–500 zł), rozbudowane moduły zdalnego sterowania przez aplikację (500–1 500 zł), abonament serwisowy obejmujący wymianę wkładów i czyszczenie urządzeń (300–800 zł miesięcznie), a także opcjonalna kreacja zapachu na wyłączność, której koszt waha się od 5 000 zł w wersjach podstawowych do nawet 20 000 zł netto przy pełnym zastrzeżeniu praw do kompozycji.

Jak działają urządzenia do aromamarketingu?

Dyfuzory przenośne, ultradźwiękowe oraz systemy zintegrowane z wentylacją (HVAC) rozprowadzają zapach poprzez nebulizację lub odparowywanie olejków. Umożliwiają ustawienie intensywności i harmonogramu pracy, ale w praktyce wymagają regularnego serwisu i nie są tak „bezobsługowe”, jak sugerują foldery reklamowe.

Dlaczego koszty eksploatacyjne są wyższe niż w ofercie?

Wkłady zapachowe starczają zwykle na 2–4 tygodnie, są drogie i często sprzedawane w zamkniętym systemie tylko przez jednego producenta. Rzeczywiste wydatki sięgają 200–600 zł miesięcznie na jedno urządzenie, a nie kilkadziesiąt złotych, jak bywa w materiałach promocyjnych.

Jakie problemy pojawiają się przy pracy urządzeń?

Zapach może być zbyt słaby lub zbyt intensywny, co powoduje nienaturalne odczucia. W systemach HVAC zdarzają się kłopoty z kompatybilnością z wentylacją, a niefachowy montaż bywa źródłem awarii. Same urządzenia wymagają czyszczenia, inaczej zatykają się dysze lub rozwija się pleśń.

Jak dobierać zapachy do różnych przestrzeni?

W restauracjach sprawdzają się świeże i lekkie aromaty, w strefach wellness relaksujące nuty drzewne i kwiatowe, a w biurach zapachy neutralne i energetyzujące. Źle dobrany aromat szybko zniechęca – zbyt intensywny drażni, a zapach niepasujący do charakteru miejsca budzi negatywne skojarzenia.

Co faktycznie kosztuje najwięcej w aromamarketingu?

Największym obciążeniem jest eksploatacja: wkłady zapachowe, częsta wymiana olejków, serwis i konserwacja urządzeń. Do tego dochodzą koszty opracowania strategii zapachowej przez zewnętrzne firmy. W praktyce miesięczne wydatki są zwykle kilkukrotnie wyższe od deklarowanych na początku.

Jakie ryzyka pojawiają się po wdrożeniu?

Po kilku tygodniach klienci i personel przyzwyczajają się do zapachu i przestają go zauważać, a olejki nadal się zużywają. Zbyt intensywny aromat może powodować bóle głowy czy zmęczenie. Zdarzają się też negatywne skojarzenia – gość hotelowy pamięta zapach nie jako luksus, ale jako próbę ukrycia braku czystości.

Aromamarketing działa tylko wtedy, gdy jest dobrze zaplanowany. Zanim podpiszesz umowę z dostawcą, przejdź punkt po punkcie:

Dobór zapachu
☐ Określony cel zapachu (relaks, pobudzenie, neutralizacja).
☐ Dopasowanie do charakteru działalności i profilu klientów.
☐ Testy w realnym obiekcie, a nie tylko na próbce katalogowej.
☐ Brak kolizji z innymi zapachami (potrawy, kosmetyki, środki czystości).

Zakup urządzeń
☐ Sprzęt dobrany do wielkości i układu pomieszczeń.
☐ Możliwość regulacji intensywności i kalibracji.
☐ Serwis i części zamienne dostępne w Polsce.
☐ Jasno podane realne zużycie olejków i miesięczne koszty.

Wdrożenie i eksploatacja
☐ Fachowa integracja z wentylacją/klimatyzacją.
☐ Monitoring działania urządzeń i zużycia olejków.
☐ Intensywność bezpieczna dla personelu pracującego wiele godzin dziennie.

Sygnały ostrzegawcze
☐ Oferta oparta wyłącznie na sloganie „luksus” bez danych technicznych.
☐ Abonament bez rozliczania faktycznego zużycia.
☐ Brak możliwości testu zapachu w realnych warunkach.
☐ „Unikalny zapach firmowy” bez opisu działania i przykładów wdrożeń.