Kajware KWHotel SpaceBMS
Program hotelowy PMS, zamki hotelowe, automatyczna recepcja, kiosk hotelowy
Ocena i Aktywność
O firmie
KWHotel to system klasy PMS przeznaczony do zarządzania obiektami noclegowymi (hotele, pensjonaty, apartamenty na wynajem, aparthotele). Rozwiązanie wspiera procesy recepcyjne i operacyjne: obsługę rezerwacji, pracę na grafiku, rozliczenia, dokumenty sprzedażowe, kontrolę obłożenia oraz automatyzacje, które pozwalają ograniczać ręczną pracę recepcji.
System jest rozwijany w modelu modułowym: poza podstawowym PMS, dostępne są moduły automatyzujące pracę obiektu (m.in. kanały sprzedaży OTA, odprawa online, mobilne narzędzia recepcji, aplikacja housekeeping, integracje POS i zamków, rozwiązania dla usług dodatkowych i SPA). Część integracji odpowiada za wymianę danych z zewnętrznymi systemami, w tym channel managerami oraz bezpośrednio z wybranymi portalami rezerwacyjnymi.
KWHotel rozwija także rozwiązania do obsługi właścicieli apartamentów (automatyzacja rozliczeń i rezerwacji, dostęp na urządzeniach, komunikacja z właścicielami, własne formuły rozliczeniowe, synchronizacja z KWHotel Pro), co jest istotne dla operatorów aparthoteli i zarządców najmu.
Produkty i moduły (w pierwszej kolejności)
Ekosystem KWHotel obejmuje podstawowy program PMS oraz moduły i synchronizacje, które automatyzują sprzedaż, komunikację z gościem, obsługę pracy recepcji i housekeeping, a także procesy rozliczeniowe i integracje z rozwiązaniami zewnętrznymi.
| Produkt / moduł | Zakres i zastosowanie |
|---|---|
| KWHotel (PMS) | Program hotelowy do obsługi rezerwacji i pracy recepcji, z możliwością rozbudowy o moduły automatyzujące oraz synchronizacje. System jest rozwijany jako rozwiązanie dla obiektów noclegowych i operatorów apartamentów. |
| Synchronizacja z OTA | Automatyczna synchronizacja dostępności i cen (bez ręcznych aktualizacji na portalach), pobieranie rezerwacji i anulacji oraz ograniczenie ryzyka przerezerwowania. Integracja działa poprzez zewnętrzne channel managery lub bezpośrednio z wybranymi portalami (np. Booking.com i Expedia). |
| Integracje z channel managerami i partnerami OTA | W komunikacji produktowej wskazywane są m.in. integracje z: YieldPlanet, ProfitRoom, SiteMinder, D-EDGE, Hotres, HotelSystems oraz połączenia bezpośrednie z Booking.com i Expedia. |
| Hotel Clean App (housekeeping) | Narzędzie do organizacji pracy housekeeping: budowa zespołów sprzątających i zarządzanie zadaniami sprzątania, z nastawieniem na uproszczenie komunikacji i kontroli statusów w obiekcie. |
| Odprawa online (check-in i płatność) | Moduł pozwalający gościom opłacić pobyt i zameldować się online poprzez przeglądarkę internetową, co wspiera samoobsługę i redukuje obciążenie recepcji. |
| KWHotel Mobile | Moduł mobilny wspierający pracę operacyjną (zastosowania zależne od konfiguracji obiektu i wdrożenia). |
| Kiosk hotelowy / samoobsługa | Moduły wspierające bezobsługową recepcję i samoobsługę gości, w tym integracje z rozwiązaniami kioskowymi (np. Sezam24). |
| Elektroniczna Karta Meldunkowa | Narzędzie do usprawnienia meldunku i porządkowania danych meldunkowych w procesie recepcyjnym. |
| Price Recommender | Moduł wspierający zarządzanie polityką cenową (zastosowania zależne od konfiguracji planów cenowych i kanałów sprzedaży). |
| Rezerwacje długoterminowe | Funkcje dla obiektów pracujących w modelu długoterminowym (np. aparthotele, najem, pobyty pracownicze) – zależnie od wdrożenia. |
| Moduł zasobów | Moduł wspierający zarządzanie obłożeniem i rozmieszczeniem rezerwacji na grafiku w sposób zbliżony do praktyk dużych hoteli, z naciskiem na optymalizację obłożenia i efektywność operacyjną. |
| Integracja z drukarką fiskalną | Fiskalizacja paragonów bezpośrednio w programie hotelowym oraz możliwość podłączenia jednej drukarki do wielu komputerów w sieci. |
| Synchronizacja z POS (gastronomia) | Wymiana danych z systemami gastronomicznymi POS: dopisywanie usług do rachunku gościa i rozliczenie zbiorcze w KWHotel, co usprawnia współpracę restauracji hotelowej z recepcją. |
| KWPOS | System POS do sprzedaży i obsługi gastronomii (kontrola sprzedaży, stolików i stanów magazynowych) dla hoteli, restauracji i punktów gastronomicznych. |
| KWHotel Menu | Narzędzie dla gości do wygodnego zamawiania posiłków do pokoju oraz zakupu biletów na usługi dodatkowe. |
| Moduł SPA | Moduł do obsługi SPA: grafiki godzinowe, zarządzanie pracownikami i zabiegami, rezerwacje usług przez personel w jednym widoku. |
| Synchronizacja z SMSAPI | Automatyczna wysyłka wiadomości SMS w komunikacji z gośćmi (potwierdzenia, powiadomienia operacyjne, komunikaty). |
| Synchronizacja z zamkami hotelowymi | Obsługa kart i integracja z zamkami hotelowymi z poziomu programu KWHotel, z naciskiem na bezpieczeństwo i automatyzację procesu meldowania. |
| Synchronizacja z księgowością (+ KSeF i JPK) | Integracje z popularnymi programami księgowymi w Polsce, współpraca z KSeF oraz generowanie plików JPK do Urzędu Skarbowego. |
| Synchronizacja z bramkami płatniczymi | Integracje wspierające opłacanie rezerwacji i usług, z rozwiązaniami wskazywanymi w komunikacji produktowej (np. TPay). |
| Synchronizacja z terminalem płatniczym | Moduł wspierający integrację płatności na recepcji (zależnie od wdrożenia i dostępnych urządzeń/partnerów). |
| Skaner dowodów | Narzędzie do usprawnienia procesu meldowania i wprowadzania danych gościa, wykorzystywane w procesie recepcyjnym. |
| Sezam24 (kioski i tablety samoobsługowe) | Integracja wspierająca automatyzację meldowania z wykorzystaniem kiosków i tabletów samoobsługowych. |
| Moduł parkingowy | Moduł do organizacji i rozliczeń usług parkingowych (zależnie od konfiguracji obiektu). |
| SpaceBMS | Moduł/integracja wskazywana w ekosystemie automatyzacji obiektu (zastosowania zależne od wdrożenia). |
| Usługi dodatkowe (pakiet usług wspierających) | Dodatkowe usługi i wsparcie związane z programem KWHotel: szkolenia, konsultacje oraz opcje priorytetowej pomocy technicznej. |
Kanały sprzedaży i synchronizacja OTA (automatyzacja rezerwacji)
Moduł synchronizacji OTA automatyzuje wysyłkę dostępności i cen do channel managera lub wybranych portali, a następnie cyklicznie pobiera rezerwacje, anulacje oraz dane gości, co ogranicza pracę recepcji i ryzyko przerezerwowania. Utrzymanie spójnej polityki cenowej i dostępności jest realizowane z poziomu systemu KWHotel.
| Obszar synchronizacji | Jak działa w praktyce |
|---|---|
| Wysyłka dostępności i cen | KWHotel aktualizuje dostępności i ceny w kanałach sprzedaży, tak aby uniknąć ręcznego poprawiania danych na wielu portalach. |
| Pobieranie rezerwacji i anulacji | Rezerwacje są automatycznie wprowadzane na grafik, a anulacje uwzględniane w dostępnościach, co minimalizuje ryzyko przerezerwowania. |
| Integracje partnerów | Synchronizacja poprzez wskazywane channel managery i integracje: YieldPlanet, ProfitRoom, SiteMinder, D-EDGE, Hotres, HotelSystems oraz połączenia bezpośrednie z Booking.com i Expedia. |
| Wsparcie uruchomienia połączenia | Proces uruchomienia obejmuje wsparcie zespołu KWHotel i szkolenie wdrożeniowe w trakcie konfiguracji synchronizacji. |
Usługi (wdrożenie, konfiguracja, szkolenia i wsparcie)
KWHotel oferuje usługi wspierające wdrożenie i optymalizację pracy obiektu: szkolenia z modułów systemu, płatne konsultacje (zdalne spotkania), a także opcje priorytetowej pomocy technicznej dla recepcji. Zakres usług jest istotny zwłaszcza przy uruchamianiu automatyzacji (odprawa online, synchronizacje, integracje POS i zamków, samoobsługa).
| Zakres usługi | Opis |
|---|---|
| Wdrożenie i konfiguracja systemu | Uruchomienie PMS oraz konfiguracja pracy obiektu w systemie: struktury pokoi/zasobów, zasad rozliczeń i procesów recepcyjnych, z dopasowaniem modułów do profilu obiektu. |
| Uruchomienie synchronizacji OTA | Podłączenie kanałów sprzedaży poprzez channel manager lub połączenia bezpośrednie, konfiguracja wysyłki cen/dostępności i pobierania rezerwacji. |
| Integracje (POS, zamki, księgowość, płatności) | Konfiguracja wymiany danych z systemami gastronomicznymi POS, integracja z zamkami hotelowymi, synchronizacja z księgowością (KSeF/JPK), a także uruchomienia modułów płatności (bramki/terminal). |
| Szkolenia dla obiektu | Szkolenia z obsługi programu i modułów (realizowane zdalnie), ukierunkowane na pracę recepcji i zespołu operacyjnego. |
| Płatne konsultacje | Konsultacje optymalizacyjne dla obiektów, w tym scenariusze automatyzacji recepcji i samoobsługi, wskazywane w referencjach użytkowników. |
| Priorytetowa pomoc techniczna | Rozszerzone wsparcie dla recepcji w sytuacjach wymagających szybkiej reakcji oraz możliwość konsultacji z technikami systemu. |
System jest pozycjonowany jako rozwiązanie dla obiektów wymagających automatyzacji pracy recepcji i procesów operacyjnych: od standardowych wdrożeń PMS, przez synchronizację OTA (ceny, dostępności, rezerwacje), po scenariusze samoobsługowe (odprawa online, kioski) oraz integracje „back office” (księgowość, KSeF/JPK) i „front of house” (POS, zamki).
Zakres doświadczeń obejmuje również rozwiązania dla operatorów apartamentów (automatyzacja rozliczeń i rezerwacji właścicieli), co jest istotne w aparthotelach i modelach zarządzania rozproszonym portfelem lokali.
KWHotel działa jako dostawca systemu hotelowego i modułów synchronizacyjnych dla obiektów noclegowych, a integracje i automatyzacje są dopasowywane do wymagań obiektu: kanały sprzedaży, recepcja bezobsługowa, housekeeping, gastronomia oraz rozliczenia i księgowość (w tym KSeF i JPK).
Model wdrożeniowy opiera się o konfigurację systemu i modułów oraz szkolenia i wsparcie techniczne, co pozwala realizować zarówno wdrożenia dla pojedynczych obiektów, jak i konfiguracje bardziej rozbudowane (np. wiele kanałów OTA, integracje POS i zamków, samoobsługa i odprawa online).
