Sala konferencyjna wczoraj i dziś

Flipchart, projektor na stoliku i mikrofon podłączany do boombox’a to częsty widok sprzed kilku lat. Samo posiadanie projektora sprawiało, że sala była „wyższych” standardów. Obecnie nie przekreślamy takich rozwiązań, lecz wyłącznie w niewielkich pomieszczeniach przystosowanych do spełania wielu funkcji. Poniżej znajdą Państwo kilka wskazówek jak planować i jak dobierać sprzęt w salach konferencyjnych.

I – kwestia pomieszczenia

Jeżeli mamy możliwość wyboru przestrzeni, którą będziemy wydzielać na salę konferencyjną starajmy się trzymać kilku prostych wskazówek.

- unikajmy przestrzeni z kolumnami – potrafią one ograniczyć efektywną przestrzeń użytkową nawet o 30%

- starajmy się wybierać pomieszczenia z niedużą liczbą okien – a jeżeli okien będzie dużo zapewnijmy możliwość dobrego zacienienia pomieszczenia (rolety zewnętrzne, grube verticale itp.)

- starajmy się wybierać pomieszczenia w których ewentualne okna wychodziły będą na północ lub wschód – zapewni to optymalne warunki projekcyjne

- wysokość Sali konferencyjnej determinuje jej maksymalną powierzchnię – w niskich salach (np. 2,5m) nie zamontujemy odpowiednio dużego ekranu dla większej ilości osób. Maksymalne wymiary ekranu dla Sali o wysokości 250cm to około 200x120cm czyli maksymalna odległość zapewniająca czytelność danych to około 6-7m.

- klimatyzacja – a jeżeli nie klimatyzacja to dobry wyciąg – pamiętajmy że w tych salach na stosunkowo niewielkiej powierzchni zbiera się duża ilość osób

- projekt sufitu – projektując sufit musimy pamiętać o umiejscowieniu urządzeń do wyświetlania obrazu, na ich drodze nie może wisieć żadna lampa a w miejscu montażu do sufitu nie może być kanału wentylacyjnego czy orurowania P-POŻ (pamiętajmy że miejsce instalacji projektora jest ściśle powiązane z szerokością ekranu, odległość ta to zwykle 1,4-1,8xszerokość ekranu)

- wytyczenie ścieżek kalbowych – na etapie projektowania umożliwi ukrycie wszystkich połączeń w ścianach/podłodze/suficie co pozytywnie wpływa na estetykę pomieszczenia. Już w tym momencie powinniśmy wiedzieć jakiej wielkości ekran chcemy powiesić i jaki projektor (od tego zależy w którym miejscu będą wypuszczone kable z sufitu)

- wybór materiałów wykończeniowych – ma kolosalny wpływ na akustykę pomieszczenia. Dźwięk będzie dużo przyjemniejszy i czytelniejszy w Sali z wykładziną dywanową niż w tej wyposażonej w podłogę kamienną. Również verticale pozytywnie wpływają na warunki akustyczne.

- szafka sprzętowa – zwykle wykonana jest z metalu i wyposażona w zamek na klucz. Zabezpieczy sprzęt przed niepowołanym użyciem oraz wyniesieniem (zwykle urządzenia są przykręcone do specjalnych szyn). Jeżeli w pomieszczeniu jest przewidziana katedra lub mównica szafkę można ukryć w tych meblach.

- Sufit podwieszany – zapewnia możliwośc ukrycia części wyposażenia. Wpuszczane w sufit lampy, głośniki i ekran oraz ukryte okablowanie sprawiają, że pomieszczenie nie jest „obładowane” sprzętem i znacznie poprawia to walory estetyczne Sali.

II – dobra jakość obrazu to podstawa

- umiejscowienie ekranu – unikajmy wieszania ekranu naprzeciwko ściany z oknami (chyba że ekran będzie znajdował się w znacznej odległości od okien). Generalnie im wyżej będzie wisiał ekran tym więcej osób go zobaczy. Ekran nie może schodzić poniżej 1,3m od podłogi, uniemożliwi to ludziom siedzącym w dalszych rzędach obserwowanie dolnej krawędzi obrazu.

- proporcje – ekranu i projektora powinny być takie same, obecnie na rynku spotykamy urządzenia o proporcjach obrazu 4:3, 16:10 oraz 16:9. Na rynku profesjonalnym króluje format 16:10, gdyż na tych urządzeniach jesteśmy w stanie wyświetlić poprawnie wszystkie pozostałe formaty, oraz jest to ten sam format który spotykamy w większości komputerów przenośnych.

- rozdzielczość – od niej zależy jak dużo informacji będą w stanie odczytać odbiorcy. Im większa tym ostrzejszy będzie obraz i tym drobniejsze elementy będą czytelne. Minimum to rozdzielczość XGA a od około 2 lat standardem jest WXGA. Przy bardziej prestiżowych instalacjach lub w miejscach gdzie prezentacja treści multimedialnych ma duże znaczenie instaluje się projektory o rozdzielczości FullHD.

- jasność – to tego parametru projektora zależy jak duży ekran i w jakich warunkach oświetleniowych będzie w stanie obsłużyć. Minimalna jasnośc dla ekranów o szerokości 2,4m to 2500ANSI Lumenów. Przy większych ekranach lub jaśniejszych pomieszczeniach parametr ten musi być odpowiednio wyższy.

- ekran elektryczny, ręczny czy ramowy? – jak wyższą jakość obrazu zapewniają ekrany ramowe lecz jednocześnie nie da się ich zwinąć po zakończeniu projekcji. Najpopularniejsze są ekrany elektryczne, zapewniające wygodę i bezpieczeństwo powierzchni projekcyjnej lecz jednocześnie powoli ulegające degradacji (zawijanie się krawędzi). Ekrany ręczne są relatywnie tanie lecz jednocześnie trzeba będzie je najszybciej wymienić (zwykle już po roku powierzchnia projekcyjna jest znacznie pofalowana).

III – tak by każdy słyszał

Nie w każdej Sali potrzebny jest system nagłośnienia, lecz ciężko stwierdzić kiedy właściwie jest potrzebny. W średniej wielkości salach jeżeli prowadzący z donośnym głosem swobodnie obędzie się bez mikrofonu lecz gdy będzie chciał zaprezentować obraz połączony z dźwiękiem uczestnicy mogą mieć problem z usłyszeniem czegokolwiek z wbudowanych głośniczków laptopa.